eDoCat - jedna
z nejlepších cest
k řízené dokumentaci

Detailní specifikace systému eDoCat

Na základě obecně daných principů pro implementaci a zavádění systému DMS a nejlepších zkušeností konzultantů společnosti Onlio je navrženo a realizováno konkrétní řešení, které bude jasně reflektovat potřeby společnosti. Typické řešení umožní správu dokumentace společnosti tak, aby splňovala náročné požadavky dnešní doby, usnadnila zaměstnancům jejich administrativní činnosti a tím jim dala více času k vykonávání jejich hlavni pracovní náplně a zajistila bezpečnost ukládaných dat. Řešení je realizováno implementací systému eDoCat, který poskytuje celou škálu možných funkcí a dokáže spravovat požadované množství dokumentů.

Systém eDoCat je komplexním systémem správy a řízení dokumentů (DMS) zajišťující následující hlavní funkce:

  • Dokument je po vytvoření nebo přijetí zaveden do systému eDoCat a tím se stává nedílnou součásti celého řešení a s pomocí jeho sofistikovaných nástrojů jej nadále spravuje. Během celého životního cyklu jej mohou uživatelé kdykoliv vyhledávat, zobrazovat, upravovat, předávat nebo tisknout. Vše je evidováno a s využitím moderního rozhraní prezentováno. Tím se stávají informace z dokumentů významným aktivem společnosti, protože může být naplno využívána jejich informační hodnota. Systém eDoCat zajišťuje následující funkce:
    • Organizace a správa elektronických dokumentů jako jsou smlouvy, plné moci, organizační řády, interní směrnice, předpisy, příkazy a ISO dokumentace.
    • Automatizace, kontrola a optimalizace podnikových procesů pomocí integrovaného systému workflow vhodná např. pro schvalovací a změnová řízení,
    • evidence a schvalování smluv, směrnic, metodických pokynů a příkazů, standardních operačních postupů, služebních postupů a interních dokumentů,
    • provázání prvotních dokladů na ekonomickou agendu,
    • kompletní podpora souvisejících technologií – skenování, storage management, bezpečnostní prvky,
    • archivace dat, podpora spisového a skartačního řádu společnosti
  • Systémem eDoCat jsou pro každého uživatele zajištěny základní DMS funkce systému s možností práce s většinou procesů, které budou u zákazníka realizovány. Aby bylo možné systém efektivně integrovat i s ostatními aplikacemi, je systém doplněn o moduly zajišťující integraci s informačními systémy.
  • Nabízené řešení lze realizovat dodávkou produktu eDoCat SaaS (Sotware as a Services) – eDoCat jako služba. Jde o model nasazení systému eDoCat, kdy není potřeba žádná instalace na straně zákazníka a jako koncový uživatel systému eDoCat pouze používá prostředí systému podobně, jako jsou používané internetové stránky v běžném prohlížeči.

Hlavní vlastnosti

  • Dodavatel systému eDoCat jsem přední IT firma na trhu ČR (z pohledu segmentu DMS a trhu platí i pro SR).
  • Řešení je od počátku vytvořeno plně v českém jazyce s možností volby hlavních světových jazyků (jazykové verze: čeština, němčina, angličtina, výhledově ruština a polština).
  • Podpora procesů na bázi Řízené dokumentace, podpora procesu akreditace/reakreditace např. ve zdravotnictví a získání/udržení certfikace ISO 9001 (systém managementu řízení kvality).
  • Komfortní a efektivní práce s elektronickými dokumenty pro vzdálené a mobilní uživatele.
  • Centrální úložiště dokumentů v pro malé - střední - velké společnosti, pro státní správu, bez zásadního omezení cílové skupiny.
  • Primární cílová skupina je však SMB (střední velikost firmy/organizace s až stovkami uživatelů).
  • Centrální ukládání zajistí, že dokument je vždy a kdykoliv k nalezení odpovědným uživatelům, je evidována jeho historie díky verzování obsahu a je vždy dohledatelná jeho historie např. z workflow.
  • Náhledy dokumentů pro snadné čtení obsahu a jeho následnou editaci.
  • Pokročilé využití metadat dostupných nejpozději na úrovni náhledu dokumentu.
  • Kontrola nad očekávanou aktivitou na základě notifikace e-mailem, kdy uživatel je v případě vyžadované interakce notifikován do e-mailu.
  • Vysoce atraktivní uživatelské prostředí využívající tzv. responzivní design. Responzivní verze pro mobilní zařízení při identifikaci mobilního zařízení/malého displeje uživatele. Responzivní defaultní verze PC verze např. s preferencí často používaných funkcí (dočasném skrytí funkcí málo daným uživatelem používaných a naopak nabídkou nejčastěji používaných voleb daného uživatele). Cílem je prostředí pro uživatele být přívětivým a snadno pochopitelným uživatelským prostředím Tj. efektivní uživatelské rozhraní umožňující extrémně rychlý přístup k nejčastějším funkcím a datům, nikoli obrazovky s velkým počtem voleb a možností. Efektivní uživatelské prostředí s minimálními nároky na zaškolení.
  • Systém vysoce funkčního plnohodnotného fulltextového vyhledávání celým obsahu, jak v dokumentech, tak např. i v jejich metadatech, obsahu komentářů nebo samotných workflow (běžících i již proběhlých).
  • Využití pokročilého hledání/sortování obsahu pomocí značkování obsahu a třídění do kategorií.
  • Správa obsahu s pomocí porovnání metadat obsahu (např. vyloučení duplicit dle vlastností fotografií).
  • Trvalé linky na dokumenty (lze linky vkládat do obsahu, link povede vždy na poslední verzi dokumentu) a prolinkování relevantních dokumentů vzájemně.
  • Kompletní řízení přístupu díky systému oprávnění a definici rolí.
  • Uživatelsky vstřícný systém worfklow s předpřipravenými workflow pro konkrétní obsah až po možnost plné správy workflow na straně klienta do úprav po vytváření nových workflow. Podpora pro vývoj a nasazení nových workflow dle potřeb klienta.
  • Podpora pro širokou integraci se stávajícími i budoucími řešeními/systémy klienta v rámci jeho podniku (intranetový portál s DMS eDoCat, dále CRM, ERP, účetní řešení, skenery a další).

Ukázky prostředí aplikace

V prostředí Alfresco

V prostředí MS SharePoint

Nemáte roli potřebnou pro tento portlet.

Máte zájem o prezentaci?

Ukážeme, vysvětlíme, navrhneme řešení, naplánujeme a zajistíme. Rádi vás přivítáme v našich kancelářích nebo na WebEx-u.

Potřebujete pomoc se stávajícím řešením?

Obraťte se na nás. Nabízíme vám kvalifikovanou pomoc a podporu provozu DMS řešení. Působíme na trhu v Česku i na Slovensku.

Potřebuji osobní konzultaci

Psali o eDoCat

Co na systém eDoCat říká
odborná veřejnost?

Články a ocenění

Možnosti implementace

Jak nasadit systém eDoCat
ve vaší firmě?

Cloud nebo Server

Komu je určen

Pro jaké firmy je systém
eDoCat vhodný?

Příklady použití
Zeptejte se nás

Máte zájem o další informace nebo o prezentaci řešení? Zašlete nám kontaktní údaje a my se co nejdříve ozveme. Případně nám zavolejte na tel. 222 744 766.

Toto pole musí být vyplněno.
Toto pole musí být vyplněno.