DMS eDoCat - modulární systém pro správu elektronických dokumentů s podporou workflow

Poskytuje široké spektrum vestavěných funkcí, disponuje řadou rozšiřujících modulů s možností detailních zákaznických úprav.

 
+420 222 744 755
 
Certifikace ISO 9001

Modularita

eDoCat je koncipován jako modulární systém. Skladbu funkcí si můžete vybrat podle konkrétních zákaznických požadavků.

Základní konfigurace

Už základní konfigurace DMS eDoCat poskytuje široké spektrum funkcí, které mohou pokrýt většinu firemních potřeb.

Dokumentové typy

Základní kategorizace dokumentů prostřednictvím uživatelsky definovaných množin metadat ke každému dokumentovému typu.

Podpora workflow

eDoCat poskytuje funkce pro řízení oběhu dokumentů včetně poskytnutí detailního žurnálu historie.

Elektronické spisy

Velmi užitečná funkce sloužící ke spojování dokumentů prostřednictvím vzájemného prolinkování souborů, jednoduchého štítkování nebo intuitivního popř. automatizovaného spojování dokumentů na základě hodnoty v metadatech.

Fulltextové a strukturované vyhledávání

eDoCat fulltextově prohledává dokumenty napříč veškerým obsahem, uvnitř dokumentů, stejně jako v metadech připojených k dokumentům. Dotazy lze ohraničit na třídy dokumentů, které jsou definované dokumentovými typy, popř. ještě podrobněji na základě omezení na skupiny dokumentů s konkrétními hodnotami v metadatech.

Online/Offline editace

eDoCat podporuje přímou editaci souborů v režimech online i offline u Microsoft Office, Libre Office a Open Office. Editace v Google Docs je možná pochopitelně jen v režimu online.

Verzování

Velice cenná funkce, která umožňuje zcela bez účasti uživatele evidovat historické verze dokumentů i metadat. K předchozím verzím se lze vrátit, přesto existence historických verzí uživatelům neztěžuje orientaci v tom, která verze je poslední platná.

Externí linkování

Dokumenty z eDoCatu lze publikovat prostřednictvím externího zašifrovaného linku. do veřejného prostoru bez přihlášení, popř. do zabezpečeného prostoru s vyžadovaným přihlášením. Praktické ve spojení se správou verzí (nová verze negeneruje nový link) pro publikování dokumentů na intranet popř. na internet (např. aktuální verze uživatelských příruček dostupných klientům).

Síťový disk

Libovolnou složku eDoCatu lze připojit jako síťový disk dostupný uživatelům prostřednictvím průzkumníka Windows. S fungujícími uživatelskými právy a detailním logováním operací.

Offline obsah

Obsah složek eDoCatu lze synchronizovat do lokálních složek v počítači uživatele. Na pozadí běží proces synchronizace, pokud je eDoCat dostupný online. Opět s plným řízením uživatelských práv a detailním logováním všech operací.

eDoCat API

eDoCat pro komunikaci s aplikacemi třetích stran těží z platformy Alfresco CE a dále ji rozšiřuje. Komunikovat lze prostřednictvím standardu CMIS API, anebo Rest API.

Rozšiřující moduly

Díky rozšiřujícím modulům lze doplnit základní konfiguraci o nespočet inovativních funkcí a sestavit si tak vlastní eDoCat

Multilicenční model

Rozšíření eDoCatu o multilicenční model umožňuje např. holdingovým matkám použít eDoCat i pro své dceřinné společnosti, včetně fyzického oddělení datových prostor jednotlivých firem, definování role key account managera dohlížejícího nad jednotlivými datovými prostory a reporting.

Šifrování

eDoCat v případě zvýšených požadavků na bezpečnost umožňuje šifrovat uložená data. Obsah souborů uložených standardně v souborovém systému je nedostupný díky jejich zašifrování asymetrickým klíčem. Jednotlivé šifrovací klíče jsou v databázi taktéž zašifrovány master klíčem.

Řízená dokumentace

Kompletní řešení řízené dokumentace v souladu s rodinou norem ISO. Sestává z dokumentového typu Interní předpis a čtyř worfkflow pokrývajících základní procesy řízené dokumentace:

  • připomínkování,
  • schválení,
  • prokazatelné seznámení,
  • přezkoumání.

Distribuční listy

Modul navazující na Řízenou dokumentaci. Umožňuje spouštění workflow Seznámení s dokumentem hromadně v jednom kroku při nástupu nových zaměstnanců nebo při aktualizaci interního dokumentu.

Matice práv

Centrální panel pro globální řízení uživatelských práv nad celou databází v matici složka/skupina.

Datové schránky

eDoCat dovoluje synchronizaci s obsahem neomezeného počtu schránek ISDS.

Registr smluv

eDoCat díky tomuto modulu disponuje funkcemi pro publikování smluv v ISRS.

Easy upload

Představuje zásadní zjednodušení pro vkládání dokumentů. Přináší centrální panel pro vkládání dokumentů s možností vynutit dokumentový typ a vyplnění povinných metadat před vlastním uložením dokumentu do databáze.

Přihlášení jménem

Díky tomuto modulu má definovaná skupina uživatelů (řízeno centrálně uživatelskými právy) schopnost přihlásit se jménem jiného uživatele a provádět operace jeho jménem s výjimkou úkolu Seznámil jsem se ve workflow Seznámení.

Oslabení administrátora

Díky tomuto modulu lze zamezit IT administrátorům v přístupu k obsahu bez dopadu na jejich schopnost nastavovat a udržovat potřebná systémová nastavení.

Rozšířená autentizace

Dovoluje obejít dvojí autentizaci při online editaci v případě, že uživatel není do Windows přihlášen prostřednictvím doménového účtu.

Rozšířené spisy

Představuje zásadní zjednodušení při vyhledávání dokumentů pomocí nástrojů fulltextu. Díky Rozšířeným spisům lze dokumenty spojovat prostřednictvím hodnot v metadatech a pracovat s nimi jako s jedním balíkem dokumentů. Tento modul také přináší na jednu centrální obrazovku veškeré nástroje dovolující pokládat fulltextové dotazy a prostřednictvím specifikace dokumentových typů a hodnot v jednotlivých metadatech omezovat skupinu dokumentů, ve kterých dochází k hledání.

Kaskádové štítky

Filtrování dokumentů prostřednictvím inteligentního provázaného štítkování. Tato funkcionalita je vhodná např. při správě archivu multimediálního obsahu.

Evidenční číslo

Modul přináší funkcionalitu vhodnou zejména při externím linkování dokumentů do aplikací třetích stran. Při založení dokumentu je přiřazeno unikátní ID dokumentu a vytvořen navazující neměnný link odkazující na dokument s jedinečným evidenčním číslem.

Notifikační centrum

Funkce pro připomenutí termínu vázaného na dokument, včetně uživatelsky definovaných podob notifikací (HTML šablony zpráv, souhrnné notifikace apod.), popř. možnosti založit zdokumentované a reportované workflow na roli správce dokumentu.

Auditní modul

Poskytuje detailní protokol přesunu dokumentů do archivu, popř. do dočasného koše a jejich následného trvalého odstranění z databáze.

GDPR, auditlog

eDoCat poskytuje nástroje pro kategorizaci dokumentů pomocí metadat, nástroje pro vyhledávání obsahu v rámci celé databáze, jednotlivých datových oblastí i jednotlivých dokumentových typů. Veškeré operace uživatelů i systému jsou detailně logovány a jsou dostupné v reportingových sestavách. Všechny tyto funkce jsou zaměřené na podporu procesů vynucených legislativou GDPR.

HTML formuláře

Umožňuje generování dokumentů z dat vyplněných do webového formuláře s možností následného automatického spuštění např. schvalovacího workflow (např. žádosti o dovolenou).

Libre Office, Open Office

Dovoluje spouštět online editaci s alternativními Office aplikacemi, konkrétně Libre Office a Open Office.

Inline editace

Umožňuje úpravu hodnot metadat ve formuláři s náhledem dokumentu, což oceňují především správci ekonomických agend, kde jsou nezřídka v metadatech hodnoty z dokumentů, např. přijatých faktur.

XML

Přináší strojové vyplnění metadat z XML souboru, který doprovází vlastní soubor při uložení do databáze, automatické zatřídění dokumentu na základě hodnot metadat, včetně schopnosti automatického spuštění odpovídajícího workflow.

Datové kvóty

Díky datovým kvótám budete mít možnost nastavení maximální velikosti datového obsahu složky.

Synchronizace s adresářovou službou

Díky tomuto modulu můžete synchronizovat databázi uživatelů eDoCatu s doménovým řadičem, popř. jinou službou na bázi LDAP.

Vytěžování strukturovaných dat

Umožňuje ze strukturovaných nebo polostrukturovaných dokumentů vytěžit identifikovaná data. Používá se zejména u agend v ekonomickém oddělení, typicky u agendy přijatých faktur. Ve spolupráci s modulem XML můžete automatizovat proces zpracování přijatých faktur.

 

DMS eDoCat stojí na platformě Alfresco Community Edition.

Jste manažer kvality?

Pokud jste odpovědní za řízenou dokumentaci, nepřehlédněte zejména moduly Řízená dokumentace a Distribuční listy.

 

Chci zjistit víc

Odpovídáte za ekonomické agendy?

S modulem pro strukturované vytěžování dat zrychlíte proces zpracování přijatých faktur, znatelně snížíte podíl lidské práce a tedy i chybovost.


 

Chci zjistit víc

Nenašli jste, co hledáte?

eDoCat si můžete rozšířit o vaši vlastní sadu funkcí.

 

Stačí říct