Moduly DMS eDoCat
Poskytuje široké spektrum vestavěných funkcí, disponuje řadou rozšiřujících modulů s možností detailních zákaznických úprav.
Moduly
Název modulu | Popis | Start | BOX | Standard | Enterprise |
---|---|---|---|---|---|
Dokumentové typy |
Základní klasifikace dokumentů prostřednictvím uživatelsky definovaných množin vlastností ke každému dokumentovému typu. |
||||
Datové prostory |
Oddělené oblasti pro ukládání dat s odděleným řízením přístupu. |
||||
Předdefinovaná workflow |
Funkce pro řízení oběhu dokumentů včetně poskytnutí žurnálu detailní historie. Sada 5 jednokrokových workflow s možností přidělit úkoly na skupinu uživatelů anebo jednotlivce: |
||||
Připomínkování – vývoj dokumentu uvnitř tvůrčího týmu. Tlačítko Úkol splněn. |
|||||
Schválení – jakékoli jednokrokové schválení. Tlačítka Schvaluji, Schvaluji s připomínkou, Neschvaluji. |
|||||
Seznámení – vzetí jakéhokoli dokumentu na vědomí. Tlačítko Seznámil jsem se. |
|||||
Přezkoumání – přezkoumání platnosti dokumentu ke konkrétnímu datu. Tlačítka Beze změn, Přezkoumáno s přípomínkami. |
|||||
Nový úkol – jednoduchý úkol na skupinu uživatelů nebo jednotlivce. Tlačítko Úkol splněn. |
|||||
Řízení přístupových práv |
Přidělování rolí uživatelům a skupinám, řízení přístupových práv k jednotlivým objektům v DMS – složkám a dokumentům. |
||||
Elektronické spisy |
Funkce sloužící ke spojování souvisejících dokumentů prostřednictvím vzájemného prolinkování pomocí shodných hodnot vlastností anebo obousměrným linkem. |
||||
Přílohy |
Možnost připojování příloh pevně svázaných s konkrétním dokumentem. |
||||
Automatické vyplňování hodnot |
Automatické přidělení dokumentových typů a doplnění hodnot ve vlastnostech na základě umístění v konkrétní složce včetně dědění vlastností do podložek. Možnost hromadné změny hodnot. |
||||
Fulltextové hledání |
Hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů. |
||||
Strukturované hledání |
Kombinace hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů a omezení dotazu na definovanou třídu dokumentů. |
||||
Globální vlastnosti |
Funkce dostupná ve strukturovaném hledání sloužící k nalezení dokumentů napříč celou databází na základě globálně dostupných hodnot ve vlastnostech. |
||||
Online/Offline editace |
Přímá editace souborů v Microsoft Office (online/offline) a Google Docs (jen online). |
||||
Verzování |
Evidence historických verzí dokumentů a hodnot ve vlastnostech dokumentů. |
||||
Notifikační centrum |
Funkce pro notifikaci na dokument v termínu, včetně uživatelsky definovaných podob notifikací (HTML šablony zpráv, souhrnné notifikace apod.) |
||||
Kaskádové štítky |
Filtrování dokumentů prostřednictvím inteligentního provázaného štítkování. |
||||
Šablony |
Vytváření dokumentů a pevných složkových struktur z předem připravených šablon. |
||||
Evidenční číslo |
Přiřazení unikátního ID dokumentu. |
||||
Externí linkování |
Vydávání obsahu prostřednictvím neměnného linku. |
||||
Rozšířená autentizace |
Odstranění dvojí autentizace při online editaci v případě, že uživatel není přihlášen prostřednictvím doménového účtu |
||||
Generátor dokumentů |
Plná kontrola klienta nad generováním dokumentů z vyplněných formulářových dat ze šablon v MS Word. |
||||
Model manažer |
Nástroj pro tvorbu dokumentových typů vlastními silami na straně klienta. |
||||
Robotizace eDoCat RPA |
Možnost definovat si vlastní roboty pro vytváření a automatické spouštění jednotlivých na sebe navazujících workflow včetně variantního průběhu na základě hodnot ve vlastnostech dokumentu. |
||||
Skartační řízení |
Komplexní pokrytí procesu skartace dokumentů včetně procesů schválení skartační dávky, protokolů o skartaci, vazby na archiv apod. |
||||
Matice práv |
Centrální panel pro globální řízení uživatelských práv nad celou databází v matici složka/skupina. Zvyšuje přehlednost o nastavení přístupových práv. |
||||
Easy upload |
Centrální panel pro vkládání dokumentů s možností vynutit dokumentový typ a vyplnění povinných vlastností před uložením dokumentu do databáze. Představuje zásadní zjednodušení pro vkládání dokumentů. |
||||
Synchronizace s adresářovou službou |
Synchronizace s Active Directory, popř. jinou adresářovou službou podporující technologii LDAP. |
||||
Libre Office, Open Office |
Integrace s Libre Office anebo s Open Office za účelem online/offline editace |
||||
Inline editace |
Úprava hodnot ve vlastnostech ve formuláři s náhledem dokumentu. |
||||
Datové kvóty |
Možnost nastavení maximální velikosti datového obsahu složky. |
||||
Řízená dokumentace |
Kompletní řešení řízené dokumentace v souladu s rodinou norem ISO. |
||||
Distribuční listy |
Spouštění workflow Seznámení s dokumentem hromadně v jednom kroku při nástupu nových zaměstnanců nebo při aktualizaci interního dokumentu. Pozn.: Vyžaduje modul Řízená dokumentace |
||||
Auditní modul |
Detailní protokol operací jednotlivých uživatelů s možností exportu do externích analytických nástrojů. |
||||
Oslabení administrátora |
Zamezení IT administrátorům v přístupu k obsahu bez dopadu do jeho schopností nastavovat a udržovat potřebná systémová nastavení. |
||||
OCR modul |
Integrované OCR postavené na ABBYY OCR engine. |
||||
Datové schránky |
Synchronizace obsahu ISDS. |
||||
Registr smluv |
Publikování smluv v ISRS. |
||||
Účetní firma Koncern |
Rozšíření DMS eDoCat o multilicenční model umožňující uživatelům z řad dceřiných/sesterských firem, resp. klientů použít eDoCat, fyzické oddělení datových prostor jednotlivých klientů, role key account manager dohlížející nad prostory určené skupiny klientů, reporting. |
||||
Důvěryhodné úložiště |
Modul dlouhodobého důvěryhodného uložení v rámci DMS eDoCat je navržen tak, aby podporoval plnění legislativních požadavků v organizaci jako jsou Nařízení EU eIDAS a GDPR, shodu s požadavky zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. |
||||
Ověření elektronického podpisu |
Kompletní funkcionalita ověřování uznávaných podpisů, pečetí a časových razítek v dokumentech ukládaných ve formátu PDF s certifikáty CZ autorit. |
||||
Strukturované vytěžování dat |
Vytěžování indexovaných dat ze strukturovaných nebo polostrukturovaných dokumentů se strojovým vyplněním hodnot ve vlastnostech. |
||||
eDoCat API |
Platforma pro příjem dat z informačních systémů třetích stran do DMS eDoCat, např. z nástrojů na strukturované vytěžování dat. Jako příklad lze uvést integrace s DOCU-X OCR od SOCOS IT, Elis od ROSSUM nebo s nástroji od společnosti INFOMATIC zastupující na českém trhu KOFAX. |
||||
eDoCat API+ |
Platforma pro plnou obousměrnou integraci DMS eDoCat s informačními systémy třetích stran. Jako příklad lze uvést naše reference s jednodušší integrací na účetní software Pohoda, anebo rozsáhlé integrace na ERP systémy prostřednictvím externích integračních platforem např. Helios, anebo SAP. |
Zahrnuto v základní ceně edice | |
Možnost získat za poplatek |
DMS eDoCat stojí na platformě Alfresco Community Edition.
Jste manažer kvality?
Pokud jste odpovědní za řízenou dokumentaci, nepřehlédněte zejména moduly Řízená dokumentace a Distribuční listy.
Chci zjistit víc
Odpovídáte za ekonomické agendy?
S modulem pro strukturované vytěžování dat zrychlíte proces zpracování přijatých faktur, znatelně snížíte podíl lidské práce a tedy i chybovost.