Základní klasifikace dokumentů prostřednictvím uživatelsky definovaných množin vlastností ke každému dokumentovému typu.

Oddělené oblasti pro ukládání dat s odděleným řízením přístupu.

Funkce pro řízení oběhu dokumentů včetně poskytnutí žurnálu detailní historie. Sada 5 jednokrokových workflow s možností přidělit úkoly na skupinu uživatelů anebo jednotlivce:

Připomínkování – vývoj dokumentu uvnitř tvůrčího týmu. Tlačítko Úkol splněn.

Schválení – jakékoli jednokrokové schválení. Tlačítka Schvaluji, Schvaluji s připomínkou, Neschvaluji.

Seznámení – vzetí jakéhokoli dokumentu na vědomí. Tlačítko Seznámil jsem se.

Přezkoumání – přezkoumání platnosti dokumentu ke konkrétnímu datu. Tlačítka Beze změn, Přezkoumáno s přípomínkami.

Nový úkol – jednoduchý úkol na skupinu uživatelů nebo jednotlivce. Tlačítko Úkol splněn.

Přidělování rolí uživatelům a skupinám, řízení přístupových práv k jednotlivým objektům v DMS – složkám a dokumentům.

Funkce sloužící ke spojování souvisejících dokumentů prostřednictvím vzájemného prolinkování pomocí shodných hodnot vlastností anebo obousměrným linkem.

Možnost připojování příloh pevně svázaných s konkrétním dokumentem.

Automatické přidělení dokumentových typů a doplnění hodnot ve vlastnostech na základě umístění v konkrétní složce včetně dědění vlastností do podložek. Možnost hromadné změny hodnot.

Hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů.

Kombinace hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů a omezení dotazu na definovanou třídu dokumentů.

Funkce dostupná ve strukturovaném hledání sloužící k nalezení dokumentů napříč celou databází na základě globálně dostupných hodnot ve vlastnostech.

Přímá editace souborů v Microsoft Office (online/offline) a Google Docs (jen online).

Evidence historických verzí dokumentů a hodnot ve vlastnostech dokumentů.

Funkce pro notifikaci na dokument v termínu, včetně uživatelsky definovaných podob notifikací (HTML šablony zpráv, souhrnné notifikace apod.)

Filtrování dokumentů prostřednictvím inteligentního provázaného štítkování.

Vytváření dokumentů a pevných složkových struktur z předem připravených šablon.

Přiřazení unikátního ID dokumentu.

Vydávání obsahu prostřednictvím neměnného linku.

Odstranění dvojí autentizace při online editaci v případě, že uživatel není přihlášen prostřednictvím doménového účtu

Plná kontrola klienta nad generováním dokumentů z vyplněných formulářových dat ze šablon v MS Word.

Nástroj pro tvorbu dokumentových typů vlastními silami na straně klienta.

Možnost definovat si vlastní roboty pro vytváření a automatické spouštění jednotlivých na sebe navazujících workflow včetně variantního průběhu na základě hodnot ve vlastnostech dokumentu.

Komplexní pokrytí procesu skartace dokumentů včetně procesů schválení skartační dávky, protokolů o skartaci, vazby na archiv apod.

Centrální panel pro globální řízení uživatelských práv nad celou databází v matici složka/skupina. Zvyšuje přehlednost o nastavení přístupových práv.

Centrální panel pro vkládání dokumentů s možností vynutit dokumentový typ a vyplnění povinných vlastností před uložením dokumentu do databáze. Představuje zásadní zjednodušení pro vkládání dokumentů.

Synchronizace s Active Directory, popř. jinou adresářovou službou podporující technologii LDAP.

Integrace s Libre Office anebo s Open Office za účelem online/offline editace

Úprava hodnot ve vlastnostech ve formuláři s náhledem dokumentu.

Možnost nastavení maximální velikosti datového obsahu složky.

Kompletní řešení řízené dokumentace v souladu s rodinou norem ISO.

Spouštění workflow Seznámení s dokumentem hromadně v jednom kroku při nástupu nových zaměstnanců nebo při aktualizaci interního dokumentu.

Pozn.: Vyžaduje modul Řízená dokumentace

Detailní protokol operací jednotlivých uživatelů s možností exportu do externích analytických nástrojů.

Zamezení IT administrátorům v přístupu k obsahu bez dopadu do jeho schopností nastavovat a udržovat potřebná systémová nastavení.

Integrované OCR postavené na ABBYY OCR engine.

Synchronizace obsahu ISDS.

Publikování smluv v ISRS.

Rozšíření DMS eDoCat o multilicenční model umožňující uživatelům z řad dceřiných/sesterských firem, resp. klientů použít eDoCat, fyzické oddělení datových prostor jednotlivých klientů, role key account manager dohlížející nad prostory určené skupiny klientů, reporting.

Modul dlouhodobého důvěryhodného uložení v rámci DMS eDoCat je navržen tak, aby podporoval plnění legislativních požadavků v organizaci jako jsou Nařízení EU eIDAS a GDPR, shodu s požadavky zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

Kompletní funkcionalita ověřování uznávaných podpisů, pečetí a časových razítek v dokumentech ukládaných ve formátu PDF s certifikáty CZ autorit.

Vytěžování indexovaných dat ze strukturovaných nebo polostrukturovaných dokumentů se strojovým vyplněním hodnot ve vlastnostech.

Platforma pro příjem dat z informačních systémů třetích stran do DMS eDoCat, např. z nástrojů na strukturované vytěžování dat.

Jako příklad lze uvést integrace s DOCU-X OCR od SOCOS IT, Elis od ROSSUM nebo s nástroji od společnosti INFOMATIC zastupující na českém trhu KOFAX.

Platforma pro plnou obousměrnou integraci DMS eDoCat s informačními systémy třetích stran.

Jako příklad lze uvést naše reference s jednodušší integrací na účetní software Pohoda, anebo rozsáhlé integrace na ERP systémy prostřednictvím externích integračních platforem např. Helios, anebo SAP.