eDoCat DMS
Centrální místo pravdy pro firemní
Před lety jste chodili pro peníze do banky, později platili kartou. Dnes platíte mobilem. S firemními dokumenty je to stejné. Nejdřív byly v šanonech, potom ve složkách na serveru. Dnes jsou v Document Management Systemu (DMS).
Posuňte firmu tam, kde ji chcete mít – ke skutečné digitalizaci. Zvyšte kyberbezpečnost. Dejte sbohem složkám na disku, běhání s papíry po firmě a upomínkám v kalendáři. Vydělejte víc.
Zvyšte svou kybernetickou bezpečnost
Když se řekne digitalizace firmy, DMS obvykle není na prvním místě v prioritách. Přesto má právě tento systém zásadní vliv na váš byznys.
Díky lepšímu zabezpečení dat bude vaše firma odolnější vůči kyberútokům a spolehlivějším partnerem pro zákazníky.
Díky jasně daným pravidlům, workflow a možnosti omezit uživatelská práva získáte jistotu, že vaše dokumenty si nežijí vlastním životem.
Díky vyšší efektivitě při přípravě a oběhu dokumentů budete mít víc času na byznys.
který usnadní život všem oddělením ve firmě
S eDoCat DMS zvládnete digitalizovat vše – od faktur přes obchodní nabídky po HR dokumenty nebo směrnice.
DMS pro management
Objevte, jak může DMS pozitivně ovlivnit chod vaší firmy
- Rozhodli jste se zdigitalizovat firmu
- Chcete zrychlit a zlevnit firemní procesy?
- Dali jste si za cíl zvýšit bezpečnost firemních dat?
- Přestalo vás bavit plýtvání časem u stohů papírů k podpisu?
- Už jste někdy dostali k připomínkování dokument, který se jmenoval *final1 nebo *final2?
Přejděte na eDoCat – DMS systém se zabezpečením srovnatelným s bankovními systémy.
DMS pro finance
Skoncujte s přepisováním faktur a naháněním schvalovatelů
- Nebaví vás věčně zjišťovat, kde se toulá faktura ke schválení?
- Chcete dělat něco produktivnějšího, než je opisování dat z faktur?
- Chtěli byste transparentní proces propojení objednávky nebo smlouvy s fakturou?
- Rádi byste zkrátili čas, který váš tým věnuje hledání dokladů?
Přejděte na eDoCat – DMS, který si najde schvalovatele sám.
DMS pro řízení kvality
Ušetřete hodiny marné práce nad papírovými prezenčními archy
- Chcete mít absolutní jistotu, že jsou všichni zaměstnanci seznámení s posledními verzemi všech směrnic?
- Stojí vás příprava recertifikačního auditu nesmyslné množství času?
- Chcete se zbavit dohledávání podpisových archů v šanonech?
- Straší vás, že zapomenete na konec platnosti směrnic?
- Rádi byste zlevnili a zrychlili zákaznický audit?
Přejděte na eDoCat – systém, kde máte všechny reporty řízené dokumentace k dispozici na jedno kliknutí.
DMS pro back office
Zbavte se obřích skříní s šanony a upomínek v kalendáři
- Máte velkou skříň s dokonale zorganizovanými šanony, ale dohledat smlouvu i tak trvá spoustu času?
- Máte strach, že prošvihnete termín prodloužení smlouvy s dodavateli?
- Chcete mít rychlý přehled, kdy vás čeká STK, servis nebo výměna ochranných pomůcek?
- Pořád někomu skenujete dokumenty a posíláte je e-mailem?
Přejděte na eDoCat – DMS, kde máte všechny dokumenty k dispozici za 1 vteřinu.
DMS pro HR
Mějte jistotu, že nepovolaným je vstup zakázán, a získejte víc času na péči o lidi
- Straší vás, že se k citlivým osobním informacím dostanou nepovolané oči?
- Chcete vygenerovat všechny dokumenty při nástupu člověka jedním kliknutím?
- Potřebujete mít jistotu, že neprošvihnete žádný termín odborné zkoušky svých kolegů?
- Rádi byste se zbavili stohu papírů k podpisu při nástupu nových lidí?
- Chcete si být jistí, že CV ukládáte a mažete v souladu s GDPR?
Přejděte na eDoCat – systém, který všechny dokumenty zabezpečí a termíny pohlídá za vás.
DMS pro obchod
Už žádné chyby v nabídkách ani zastaralé ceníky
- Chcete mít jistotu, že se díváte na poslední platnou verzi nabídky, smlouvy, ceníku nebo marketingových materiálů?
- Chcete si být jistí, že pracujete s aktuální verzí zadávací dokumentace?
- Přemýšlíte, jak zjednodušit tvorbu nabídek v obchodním týmu?
- Potřebujete mít transparentní proces schvalování VIP nabídek?
- Už vás nebaví připomínkování verzí final1, final2, final3…?
Přejděte na eDoCat – Document Management System, ve kterém máte aktuální verze dokumentů u sebe kdykoli a kdekoli, i v terénu.
DMS pro nákup
Zjednodušte si přípravu tendrů
- Zabírá vám spoustu kapacity udržet si přehled ve všech verzích zadávací dokumentace v připravovaných tendrech?
- Chcete mít jistotu, že pracujete s poslední verzí nabídky od dodavatele?
- Chcete se zbavit diskuzí o tom, jestli už kolegové doplnili podklady?
- Nebaví vás posílat si e-mailem soubory final1, final2, final-final?
- Najít podklady z předchozího tendru je záležitost na půl dne?
Přejděte na eDoCat – DMS, kde máte přehled o historii i aktuálním stavu na jedno kliknutí.
DMS pro IT
Zbavte se starostí s nastavováním infrastruktury i oprávnění
- Potřebujete posílit kybernetickou bezpečnost vaší firmy?
- Chcete se stát bezpapírovou firmou nebo vidíte v práci s dokumenty prostor pro zlepšení?
- Nebaví vás věčně nastavovat výjimky v oprávněních?
- Chcete se zbavit starostí se správou infrastruktury?
Přejděte na eDoCat – systém, který přinese nečekaně vysoký standard bezpečnosti, ale také rychlost a jednoduchost správy.
DMS pro projektovou kancelář
Mějte jistotu, že máte kontrolu nad projektovou dokumentací
- Dennodenně řešíte analýzy, studie proveditelnosti, změnová řízení atd. a brouzdáte v tunách složek na serveru?
- Potřebujete nahlížet do zadávací dokumentace a chcete mít jistotu, že vám žádný dokument neuniká?
- Potřebujete vědět, že připomínkování analýzy už je hotové?
- Záleží vám na tom, aby analýza u schvalovatele nezapustila kořeny?
- Nebaví vás posílat si v týmu e-mailem soubory final1, final2, final-final?
- Občas v té záplavě dokumentů ztratíte přehled, která verze je ta poslední a platná?
Přejděte na eDoCat – Document Management System, kde máte aktuální verzi vždy po ruce a schvalování jde jak na drátkách.
DMS pro marketing
Udržte konzistentní branding na pár kliknutí
- Můžete se vzteknout, když v prezentaci obchodníka vidíte starý claim nebo logo?
- Musíte místo tvorby strategie dohledávat aktuální brožury pro obchod?
- Trávíte hodinu dohledáváním objednávky inzerce z konce roku, na kterou zrovna přišla faktura?
Přejděte na eDoCat – DMS, kde máte absolutní jistotu, že pracujete s aktuální verzí.
DMS na platformě, kterou využívá i NASA
eDoCat DMS jsme vyvinuli tak, aby vám poskytl největší možnou míru zabezpečení, ale také flexibility a jistoty, že nejste rukojmím dodavatele. Využíváme pro něj platformu Alfresco CE, kterou používá třeba i NASA (pro ukládání fotek z vesmíru).
Zabezpečení srovnatelné s bankovními systémy
Podpora řízení dokumentů dle zákonných norem ISO a GDPR
Otevřená platforma umožňující rozšiřování o další moduly
Vyberte si edici přesně pro svou firmu
Je jedno, jestli je vás ve firmě 10, nebo 10 tisíc. eDoCat má vhodnou edici pro všechny.
Box
Pro menší firmy, které s DMS začínají
Standard
Pro střední firmy s běžnými nároky na operační zatížení
Premium
Pro větší firmy s vysokými nároky na podporu
Enterprise
Pro firmy s 10 000+ uživateli a specifickými požadavky
Proof of Concept (POC)
Ověřovací verze velkého implementačního projektu
přední hráči na trhu
Jak řízení dokumentace u našich klientů
Inspirujte se příběhy našich klientů, kterým eDoCat ulehčuje práci a šetří čas i peníze.
„Možnost připojení souvisejících dokumentů a celková přehlednost v kontraktech se ukázala jako klíčová zejména v minulých měsících, když rostla inflace. Bylo nutné dohledat, u kterých smluv máme inflační doložky. Pokud bychom neměli vše v DMS, znamenalo by to desítky hodin hledání na serverech, nebo dokonce v šanonech. Díky eDoCat si zaměstnanci všechny tyto informace najdou za pár vteřin.“
Monika Popelářová
ředitelka pro HR a komunikaci, AXA
„eDoCat nám přinesl transparentnost, bez níž se neobejdeme. Můžeme řídit workflow, revidovat a připomínkovat smlouvy v jedné jediné verzi bez nutnosti vytvářet stále nové kopie dokumentů. To nám výrazně zpřehlednilo a tím i zefektivnilo práci.“
Renata Horáková
členka představenstva, medac
„Možnost samostatně přidávat do systému nové procesy a řídit detailně jejich oběh je pro nás jednou z klíčových výhod tohoto řešení, které tak značně omezuje naši závislost na dodavateli. Dále je pro nás určitě přínosem, že se systém popasoval s našimi rozsáhlými schvalovacími procesy.“
Jiří Rokos
IT manager, Lactalis
Ocenění pro eDoCat DMS
Funkce eDoCat DMS
mimořádně univerzální systém specializovaný na uložení a řízení oběhu jakéhokoli firemního dokumentu
evidence smluv, směrnic, nabídek, šablon a dalších dokumentů
indexování obsahu pro fulltextové vyhledávání
řízení oběhu dokumentů pomocí workflow
podpora procesů ISO a GDPR
integrace s e-mailovými boxy, datovými schránkami a registrem smluv
integrace na další systémy (účetnictví, CRM, PLM, ERP…)
automatická skartace dokumentů
automatizace procesů
vytěžování dat