Lactalis: O 20 % rychlejší zpracování dokladů díky eDoCat DMS

Společnost Lactalis CZ se rozhodla zjednodušit a propojit své procesy řízení firemní dokumentace a hledala DMS, který bude hlavně flexibilní. Cílem bylo najít software, který se dá snadno přizpůsobit, například když se změní způsob schvalování účetních dokladů. Zároveň chtěli řešení, které internímu týmu umožní samostatně a kontinuálně zavádět digitalizaci dalších interních procesů. Pro realizaci si společnost zvolila systém eDoCat a k němu na míru připravený intranet postavený na redakčním systému Aladin. Obojí od firmy Onlio.

Důvody neefektivity při hledání firemních informací

Dle výzkumu International Data Corporation více než 80 % vedoucích pracovníků udává, že problémy s efektivitou vznikají z důvodu nedostatečného provázání interních systémů a aplikací. Podle jiného výzkumu téže společnosti tráví klíčoví zaměstnanci dohledáváním informací 20 až 30 % pracovního dne a dle společnosti Nintex má 49 % zaměstnanců problém s nalezením konkrétních dokumentů.

To je důvodem, proč společnost Onlio nedodává klientovi pouze DMS eDoCat, určený pro automatizaci a digitalizaci firemních procesů a řízení oběhu firemních dokumentů, ale také intranet postavený na vlastní platformě Aladin. Tento přístup vychází z naší dlouhodobé strategie spočívající v orientaci na koncového uživatele a jeho efektivitu.

Provázání intranetu a systému eDoCat

Základ řešení ve společnosti Lactalis tvoří unikátní provázání intranetu a DMS eDoCat. Koncoví uživatelé se pod jednotným přihlášením mohou pohybovat mezi intranetem, který jim dává přehled o potřebných informacích a nevyřešených úkolech, a softwarem, který zajišťuje automatizaci a řízení firemních procesů.

„Naším cílem bylo vytvořit místo, kde zaměstnanci naleznou veškeré potřebné informace a dokumenty o produktech v rámci naší skupiny, informace o dalších novinkách, kontakty, registrace na nejrůznější firemní obchodní akce, podávání standardizovaných interních žádostí, ale také své aktuální nevyřešené úkoly v rámci DMS,“ říká Simona Chárová, HR ředitelka společnosti Lactalis.

Celý systém intranetu je velmi jednoduchý na obsluhu. Tým spravující tento prostor si tak samostatně poradí s většinou potřebných změn nebo rozšířením stávajících částí. Na druhou stranu toto řešení umožňuje flexibilní dělení práv – například mezi tvorbou a publikací: vyšší autorita je zodpovědná za schválení obsahu připraveného autoritou nižší.

Úkoly z DMS přímo v intranetu

Jednou z velmi oceňovaných funkcí je to, že zaměstnanci vidí své nevyřízené úkoly v rámci systému eDoCat přímo v intranetu. Ihned po přihlášení tak zjistí, zda není třeba seznámit se s nějakým dokumentem nebo schválit konkrétní fakturu či požadavek některého z dalších kolegů.

„Naším hlavním cílem bylo přinést všechny informace a úkoly na jedno místo. Zároveň se tímto pro nás zjednodušují procesy související se zaškolováním nových zaměstnanců. Všechny podstatné informace jsou dostupné na jednom místě. Věřím, že díky naší schopnosti samostatně rozšiřovat systém zde v krátké budoucnosti budou i veškerá workflow interních žádostí a kompletní oběh řízené dokumentace,“ dodává Simona Chárová z Lactalis.

Flexibilita jako základ eDoCat DMS

Rádi bychom popsali, jaké všechny agendy eDoCat DMS společnosti Lactalis poskytuje, ale vlastně to není možné. A právě to je jednou ze silných stránek našeho systému. Model Manager umožňuje klientovi v rámci systému připravit jakýkoli nový dokumentový typ (žádost, dokument, účetní doklad) a v rámci modulu eDoCat RPA je možné připravit pro tento nový dokumentový typ systém schvalování a oběhu.

Přínos pro obě strany

Rozsáhlá implementace u společnosti Lactalis posunula naše produkty zase o krok kupředu. Ve spolupráci s klientem jsme například opět vylepšili naše procesy spojené s aktivací vývojových verzí nebo naše služby spojené se správou serverů klienta.

Onlio provozuje DMS i intranet na serverech klienta, které zároveň spravuje, a to jak z aplikačního pohledu, tak z pohledu operačního systému a kompletní správy. Obě aplikace jsou upravené tak, aby umožňovaly provoz na úrovni několika firem v rámci jedné organizace. Implementaci jsme totiž od počátku koncipovali tak, aby bylo možné DMS a intranet zavést i v dalších firmách skupiny Lactalis.

Časová úspora zpracování dokumentů díky eDoCat DMS

Jak je už u společnosti Onlio zvykem, nechybí opět orientace na dvě základní složky. Jednou z nich je spokojenost koncových uživatelů. „Jsme rádi, že další klient potvrzuje, že jednou z klíčových vlastností eDoCat DMS je rychlost,“ dodává Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. Další zásadní složku pak představuje orientace na efektivitu. U každého nového procesu je snahou najít prostor na straně úspory času ve zpracování nebo zvýšení přesnosti.

Jednou z prvních agend, kterou jsme při implementaci zpracovali, byl systém zpracování faktur. „V rámci zpracování přijatých dokladů přinesl nový systém časovou úsporu přibližně 20 procent, což je při složitosti našich schvalovacích procesů a objemu zpracovaných dokladů poměrně zásadní číslo,“ dodává Jiří Rokos.

U dalších agend se dá očekávat ještě větší zvýšení efektivity, jelikož tyto procesy ve většině případů nejsou tak standardizované jako zpracování přijatých dokladů. Zde mluvíme například o interních žádostech, ať už jde o přidělení hardwaru, či schvalování konkrétních dokumentů a podobně.