Digitalizujte schvalování přijatých faktur
Už žádné ruční přepisování, chyby a nošení faktur do kastlíků na recepci kvůli schválení. eDoCat DMS vaše faktury i související dokumenty zkrotí, takže vy budete mít čas na produktivnější práci.
Věděli jste, že digitalizace faktur není skenování?
eDoCat DMS provyužívají
Proč řešit digitalizaci faktur v eDoCat DMS
Hlavní důvod pro zavedení eDoCat DMS pro oběh a archivaci faktur? Váš CFO vám spočítá, o kolik vaše firma vydělá víc, když zkrátíte proces zpracování přijatých i vydaných faktur.
Žádné ruční přepisování díky strojovému vyčtení dat z faktury.
Žádné obíhání firmy, eDoCat pošle faktury ke schválení automaticky.
Žádné dohledávání, jestli už všichni schválili, systém pošle schvalovatelům upomínky.
Žádné dohledávání, k čemu přijatá faktura patří. eDoCat DMS ji propojí se smlouvami, objednávkami i dodacími listy.
Žádné přehrabování v šanonech, vše dohledáte do jedné vteřiny.
„V rámci zpracování přijatých dokladů přinesl nový systém časovou úsporu přibližně 20 procent, což je při složitosti našich schvalovacích procesů a objemu zpracovaných dokladů poměrně zásadní číslo.“
Jiří Rokos
IT manager, Lactalis
Jak probíháv eDoCat DMS
eDoCat DMS si poradí s fakturami, které mu naskenujete, pošlete mailem, které vám přišly jako ISDOC nebo které máte ve sdílených složkách. Potom automaticky vytěží (přepíše) data a spustí schvalovací proces. Nakonec pošle strukturovaná data do účetnictví – například do SAPu, Heliosu, Money, Karatu, Business Centralu a dalších systémů.
Příjem faktury
Kontrola a vyčištění
Strojové vytěžení dat
Uložení do eDoCat DMS
Připojení souvisejících dokumentů
Spuštění schválení
Odeslání dat do účetnictví
Archivace
Zabezpečení dat jako v bance
Vaše faktury budou v eDoCat DMS uložené zcela bezpečně. Zabezpečení systému je srovnatelné s bankovními systémy a k bezpečnosti dat přispívá i to, že si sami můžete spravovat, kdo má k jakým dokumentům přístupová práva.
Řízení oběhu dokumentů s eDoCat DMS je bezpečnější než ukládání dokumentů fyzicky do šanonů nebo na sdílené disky, kde nemůžete plně řídit přístup k jednotlivým dokumentům. Systém je plně v souladu s ISO standardy i s GDPR.
Odpovědi na nejčastější otázky ohledně eDoCat DMS
Jak dlouho trvá implementace eDoCat DMS?
Běžné agendy, jako například právě správa řízené dokumentace nebo trezor firemních smluv, budete moci používat už za cca 3 týdny od podpisu smlouvy. Přesnou časovou náročnost vám řekneme po analýze vašich procesů a požadavků.
Je součástí zavedení systému také školení uživatelů?
Ano, poskytujeme úvodní školení administrátorů a klíčových uživatelů. Rádi pro vás zajistíme také průběžná opakovaná školení pro současné i nové uživatele.
Je k dispozici podpora v češtině?
eDoCat DMS je český systém, proto je čeština i primárním jazykem systému a náš tým vám poradí česky. Pro mezinárodní firmy máme k dispozici angličtinu a kdykoli je možné přidat i další jazyk, který ve firmě využíváte.
Co kdybychom chtěli eDoCat DMS přestat používat?
eDoCat DMS vyvíjíme na celosvětové open source platformě Alfresco CE. Pokud budete chtít ukončit spolupráci, budete mít k dispozici všechna data a můžete je přenést do jiného systému.
Kdo za eDoCat DMS stojí?
eDoCat DMS vznikl ve společnosti Onlio jako plnohodnotná alternativa ke globálním řešením. Chceme nabídnout robustní a cenově dostupný systém pro řízení firemní dokumentace, který obstojí mezi těmi nejlepšími a umožní firmám všech velikostí vydělávat víc.
Získejtenad oběhem přijatých faktur
Nechte nám na sebe kontakt nebo si rovnou domluvte krátký call.
Pavel Nykl
Expert na DMS
obchod@onlio.com