AXA: eDoCat jednoduše vyřešil komplexní potřeby nadnárodní firmy

Pro pojišťovnu je práce s citlivými údaji na denním pořádku. Při výběru DMS řešení proto bylo zásadní, aby systém i dodavatel splňovali nejvyšší požadavky na bezpečnost. Z výběrového řízení tak vítězně vyšel eDoCat. AXA Partners využila také dalších jeho výhod, například automatizaci workflow u smluv s inflační doložkou. V první fázi projektu jsme do nového DMS bezpečně uložili 12 000 kontraktů, čímž se společnosti uvolnily desítky m2 kancelářských prostor – jen tato úspora představovala 500 000 Kč ročně. Systém eDoCat toho však zlepšil mnohem víc.

AXA Partners, přední pojišťovna působící v regionu CEE, se v roce 2024 rozhodla pro radikální změnu ve způsobu správy svých dokumentů. Od nového DMS potřebovala moderní uživatelské prostředí, vyšší efektivitu procesů, zjednodušení komunikace mezi pobočkami v různých zemích i zvýšení disciplíny svých kolegů. Pro tento účel AXA zvolila systém eDoCat od společnosti Onlio, který navíc zaručuje vysokou bezpečnost uložených dokumentů.

eDoCat – DMS s nejvyššími bezpečnostními standardy

Při výběru DMS bylo pro AXA Partners klíčové, aby systém dokázal uspokojit specifické potřeby nadnárodní korporace. Jedním ze zásadních předpokladů pro úspěch v tendru byla schopnost vyhovět mimořádným korporátním nárokům na bezpečnost. eDoCat díky důrazu na zabezpečení získal pozornost bezpečnostních expertů AXA už v době výběru vhodného DMS. I tak bylo jedním z mandatorních požadavků, že před produkčním nasazením eDoCat projde nezávislým penetračním testem. A také úspěšně prošel.

Onlio je držitelem certifikátů ISO 9001 a 27001, což je jednou z podmínek spolupráce s AXA v oblasti dodávek IT systémů. Jako ostatní dodavatelé i my pravidelně procházíme auditem od specializovaných útvarů AXA z hlediska udržitelnosti, compliance a IT security.

Interně dokumenty chrání komplexní a mimořádně flexibilní systém přístupových oprávnění – každý dokument se tak dostane pouze k těm uživatelům, kteří k němu v určité fázi jeho životního cyklu mají mít přístup. Ti se ale zároveň k dokumentu vždy pohodlně dostanou, nemusejí tedy nikoho o přístupy žádat.

Konec zdlouhavého hledání na serverech a listování v šanonech díky eDoCat

Jednou z prvních agend, na kterou AXA systém nasadila, byla agenda smluv. Pojišťovny se pohybují na velmi regulovaném trhu s častými a důkladnými audity a interními kontrolami. Je proto klíčové, aby měly vše v pořádku, přehledné a snadno dohledatelné. Díky eDoCat DMS najde každý oprávněný zaměstnanec za pár vteřin smlouvu, kterou potřebuje – navíc se všemi dodatky a souvisejícími dokumenty. Momentálně má AXA v DMS eDoCat téměř 12 000 kontraktů.

Inflační doložky nejsou díky eDoCat DMS záležitostí dnů, ale vteřin

Možnost připojení souvisejících dokumentů do DMS a celková přehlednost v kontraktech se ukázala jako klíčová zejména v minulých měsících, kdy rostla inflace. „Kvůli zdražování napříč republikou jsme i my byli nuceni svoje služby cenově dorovnat. Bylo nutné dohledat, u kterých smluv máme inflační doložky. Pokud bychom neměli vše v DMS, znamenalo by to desítky hodin hledání na serverech, nebo dokonce v šanonech. Díky eDoCat DMS si zaměstnanci všechny tyto informace najdou za pár vteřin. Navíc dostávají upozornění o důležitých událostech v životním cyklu dokumentů, jako například o blížícím se konci kontraktu nebo datu zvýšení ceny podle inflační doložky,“ dodává Monika Popelářová.

Řízená dokumentace jako nástroj pro zvýšení disciplíny

Další agendou pro eDoCat DMS byla řízená dokumentace. Tento aspekt systému se ukázal být zásadním pro zajištění dodržování interních procesů a zvýšení disciplíny ve společnosti. „Na papíře jsme odjakživa měli nastavené procesy pro oběh dokumentů. Přesto se stávalo, že obchodníci s vidinou rychlého uzavření obchodu přeskočili některé kroky. Mnoho firem si neuvědomuje, že implementací DMS přináší do podnikání novou formu disciplíny. Díky eDoCat DMS nejde žádný krok přeskočit nebo obejít. Každý dokument musí mít vyplněná všechna povinná pole a musí projít všemi schvalovacími procesy. Navíc to díky svižnému DMS trvá zlomek času,“ popisuje Radim Špůrek, business vlastník DMS a projektový manažer v AXA.

Nově nabytá disciplína má za následek plynulý, rychlý a přesný chod celého byznysu. Zároveň díky jednoduchosti a přehlednosti celého systému si změnu nakonec oblíbil nejen management, ale i samotní zaměstnanci. Můžou si totiž být vždy jistí, že mají vše v pořádku a podle pravidel.

Výkonný DMS jako byznysová výhoda

V prostředí pojišťovny, kde každé oddělení zpracovává obrovské množství dokumentů, přináší digitalizace skrze systém eDoCat značné byznysové výhody. Jednou z nich je schopnost zrychlit a zefektivnit obchodní procesy. Například díky možnosti elektronických podpisů mohou obchodníci uzavírat smlouvy rychleji a bez nutnosti fyzické přítomnosti klienta.

Jednou z výhod eDoCat DMS je možnost provozovat systém v různých jazykových mutacích, jelikož se pobočka AXA nachází také v Polsku a obecně je firemním jazykem angličtina. „Momentálně působíme na několika evropských trzích, implementace DMS eDoCat nám ihned umožnila efektivněji komunikovat a spravovat dokumenty napříč pobočkami. Onlio znovu potvrdilo, že dokáže obstát na mezinárodním trhu,“ popsala Monika Popelářová, ředitelka pro HR a komunikaci v AXA.

Další výhodou je zjednodušení onboardingového procesu zaměstnanců. Ti mohou být rychle integrováni do systému, což znamená okamžitý přístup k nezbytným dokumentům a nástrojům potřebným pro jejich práci. eDoCat také napomáhá zefektivnit procesy při změnách ve vedení. Snadná konfigurace přístupových práv znamená, že jakmile dojde ke změně ve struktuře firmy, automaticky proběhne i aktualizace oprávnění.

Digitalizace dokumentace přináší také eliminaci papíru. Často se zdůrazňuje ekologický přínos a úspora nákladů, tato změna však přinesla ještě jednu zásadní výhodu – uvolnění desítek metrů čtverečních kancelářských prostor. Díky přechodu na digitální uchovávání dokumentů firma eliminovala potřebu fyzických archivů. Nasazení eDoCat DMS tak pomohlo v této oblasti firmě ušetřit neuvěřitelných půl milionu Kč ročně.

Když DMS roste společně s firemními potřebami

AXA od začátku hledala jedno řešení, které pokryje širokou škálu agend. Začínali jsme se zaváděním eDoCat DMS pro správu smluv a přijatých faktur. Při jeho používání však ve společnosti zjistili, že systém může významně pomoci i v dalších agendách. „Rozhodli jsme se proto rozšířit DMS i na další oblasti. Jsme nesmírně rádi, že je eDoCat schopný pokrýt nejen naše stávající požadavky, ale je připraven s námi růst,“ zakončuje Popelářová.

eDoCat přináší také možnost konfigurovat systém přímo u klienta, čímž se minimalizuje závislost na dodavateli. „eDoCat jsem si zamiloval hned od třetí schůzky. S celým IT oddělením jsme se shodli, že přestože je systém robustní, je vysoce konfigurovatelný. Navíc po detailním seznámení dokážeme systém konfigurovat i sami v AXA. Máme tedy systém, který nejen efektivně spravuje naše dokumenty, ale také platformu, která roste s našimi potřebami a umožňuje nám držet krok s nejnovějšími technologiemi a trendy v oblasti dokumentového managementu,“ říká Radim Špůrek, business vlastník DMS a projektový manažer v AXA.

eDoCat se tak stal jedním z páteřních informačních systémů v infrastruktuře firmy. Systémem, který se postupně stane stěžejním místem pro ukládání a správu většiny firemních dokumentů a řízení procesů, v nichž figurují. Už teď připravujeme s klientem projekt pro správu klientských smluv z oblasti cestovního pojištění. Jen tato samotná agenda představuje 2 miliony dokumentů ročně.