Řízená dokumentace podle ISO norem: prokazatelné seznámení s auditní stopou
S eDoCat DMS budete mít pod kontrolou celý životní cyklus svých směrnic a metodik v systému řízení jakosti. Bezpečně a s jistotou. eDoCat DMS vám dá dokonalou kontrolu nad procesem prokazatelného seznámení. Report pro auditory pak vygenerujete na jedno kliknutí.
eDoCat DMS pro svouvyužívají
ISO audit bez obav a nervů
S eDoCat DMS už nebudete muset složitě hledat, jestli se všichni zaměstnanci seznámili s dokumentací. Ani mít v kalendáři upomínky na termíny pro přezkoumání. V eDoCat DMS máte vše na očích a systém vás na důležité termíny upozorní sám.
Celistvá auditní stopa pro manažery kvality i auditory
Prokazatelné seznámení se směrnicemi s auditní stopou
Připomenutí termínů přezkoumání dokumentů
Důvěryhodné uložení el. podepsaných dokumentů
Řízení oběhu dokumentů a automatické verzování
„Možnost samostatně přidávat do systému nové procesy a řídit detailně jejich oběh je pro nás jednou z klíčových výhod tohoto řešení, které tak značně omezuje naši závislost na dodavateli. Dále je pro nás určitě přínosem, že se systém popasoval s našimi rozsáhlými schvalovacími procesy.“
Jiří Rokos
IT manager, Lactalis
Slýcháme: „Naše firma je specifická.“ ale řešíme všichni stejně. Nevěříte?
Digitalizovali jsme procesy ve stovkách firem, a přitom jsme byli opakovaně svědky toho, že bez ohledu na obor nebo velikost všichni pracujeme s dokumenty vlastně úplně stejně.
Možná někdo schvaluje ve třech krocích a jiný v pěti, někdo připomínkuje jen s jedním kolegou, někdo má tým přispěvatelů, ale to jsou ve správně vybraném a implementovaném DMS jen drobnosti.
Životní cyklus jednoho dokumentu má nanejvýše 8 kroků a eDoCat DMS zvládne všechny.
Nezdá se vám to?
Vznik dokumentu
Připomínkování
Schválení
Publikace
Prokazatelné seznámení
Přezkoumání
Dlouhodobá archivace
Skartace
Zabezpečení firemní dokumentace jako v bance
Centrální řízení zabezpečení dokumentů je levnější, než když ho řešíte v pěti různých systémech.
Vaše směrnice, smlouvy a další firemní dokumenty budou v eDoCat DMS uložené zcela bezpečně. Zabezpečení systému je srovnatelné s bankovními systémy a k bezpečnosti dat přispívá i to, že si sami můžete spravovat, kdo má k jakým dokumentům přístupová práva.
Řízení oběhu dokumentů s eDoCat DMS je bezpečnější než ukládání dokumentů fyzicky do šanonů nebo na sdílené disky, kde nemůžete plně řídit přístup k jednotlivým dokumentům. Systém je plně v souladu s ISO standardy i s GDPR.
Odpovědi na nejčastější otázky ohledně eDoCat DMS
Jak dlouho trvá implementace eDoCat DMS?
Běžné agendy, jako například právě správa řízené dokumentace nebo trezor firemních smluv, budete moci používat už za cca 3 týdny od podpisu smlouvy. Přesnou časovou náročnost vám řekneme po analýze vašich procesů a požadavků.
Je součástí zavedení systému také školení uživatelů?
Ano, poskytujeme úvodní školení administrátorů a klíčových uživatelů. Rádi pro vás zajistíme také průběžná opakovaná školení pro současné i nové uživatele.
Je k dispozici podpora v češtině?
eDoCat DMS je český systém, proto je čeština i primárním jazykem systému a náš tým vám poradí česky. Pro mezinárodní firmy máme k dispozici angličtinu a kdykoli je možné přidat i další jazyk, který ve firmě využíváte.
Co kdybychom chtěli eDoCat DMS přestat používat?
Exit strategie je naše konkurenční výhoda. eDoCat DMS vyvíjíme na celosvětově používané open source platformě Alfresco CE. Pokud budete chtít ukončit spolupráci, budete mít k dispozici všechna data a můžete je přenést do jiného systému.
Kdo za eDoCat DMS stojí?
eDoCat DMS vznikl ve společnosti Onlio jako plnohodnotná alternativa ke globálním řešením. Chceme nabídnout robustní a cenově dostupný systém pro řízení firemní dokumentace, který obstojí mezi těmi nejlepšími a umožní firmám všech velikostí vydělávat víc.
Získejtenad řízenou dokumentací
Nechte nám na sebe kontakt nebo si rovnou domluvte krátký call.
Pavel Nykl
Expert na řízenou dokumentaci
obchod@onlio.com