Věděli jste, že eDoCat DMS je mimořádně univerzální systém? Ušijte si ho na míru
Poskytuje široké spektrum vestavěných funkcí, disponuje řadou rozšiřujících modulů s možností detailních zákaznických úprav.
Název modulu
Popis
BOX
GROWTH
STANDARD
PREMIUM
ENTERPRISE
PoC
Datové oblasti
Oddělené oblasti pro ukládání dat s odděleným řízením přístupových práv.
Řízení přístupových práv
Přidělování rolí uživatelům a skupinám, řízení přístupových práv k jednotlivým objektům v DMS – složkám a dokumentům.
Atributy dokumentů (metadata)
Možnost klasifikovat dokumenty prostřednictvím uživatelsky definovaných množin atributů (metadat) ke každému dokumentovému typu.
Globální vlastnosti
Možnost sdílení metadat napříč různými dokumentovými typy.
Dokumentové typy v ceně
Směrnice, obchodní smlouva, dodatek obchodní smlouvy, personální dokument, projektový dokument, přijatá faktura
Procesy v ceně
Funkce pro řízení oběhu dokumentů včetně poskytnutí žurnálu detailní historie.
Sada zabudovaných 5 jednokrokových workflow s možností přidělit úkoly na skupinu uživatelů anebo jednotlivce:
a) Připomínkování – vývoj dokumentu uvnitř tvůrčího týmu. Tlačítko Úkol splněn.
b) Schválení – jakékoli jednokrokové schválení. Tlačítka Schvaluji, Schvaluji s připomínkou, Neschvaluji.
c) Seznámení – vzetí jakéhokoli dokumentu na vědomí. Tlačítko Seznámil jsem se.
d) Přezkoumání – přezkoumání platnosti dokumentu ke konkrétnímu datu. Tlačítka Beze změn, Přezkoumáno s přípomínkami.
e) Nový úkol – jednoduchý úkol na skupinu uživatelů nebo jednotlivce. Tlačítko Úkol splněn.
Sada zabudovaných 5 jednokrokových workflow s možností přidělit úkoly na skupinu uživatelů anebo jednotlivce:
a) Připomínkování – vývoj dokumentu uvnitř tvůrčího týmu. Tlačítko Úkol splněn.
b) Schválení – jakékoli jednokrokové schválení. Tlačítka Schvaluji, Schvaluji s připomínkou, Neschvaluji.
c) Seznámení – vzetí jakéhokoli dokumentu na vědomí. Tlačítko Seznámil jsem se.
d) Přezkoumání – přezkoumání platnosti dokumentu ke konkrétnímu datu. Tlačítka Beze změn, Přezkoumáno s přípomínkami.
e) Nový úkol – jednoduchý úkol na skupinu uživatelů nebo jednotlivce. Tlačítko Úkol splněn.
Automatické vyplňování hodnot v metadatech
Automatické přidělení dokumentových typů a doplnění hodnot v metadatech na základě umístění v konkrétní složce včetně dědění vlastností do podložek. Možnost hromadné změny hodnot v metadatech.
Související dokumenty
Spojování dokumentů na základě hodnot v metadatech, prostřednictvím vzájemného prolinkování souborů. Automatické spojení souvisejících dokumentů se stejnou hodnotou ve sdílených globálních vlastnostech.
Přílohy
Možnost připojování příloh pevně svázaných s konkrétním dokumentem.
Fulltextové hledání
Hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů.
Strukturované hledání
Kombinace hledání napříč veškerým obsahem pomocí fulltextových dotazů a omezení dotazu na definovanou třídu dokumentů.
Online/Offline editace
Přímá editace souborů v Microsoft Office (online/offline) a Google Docs (jen online).
Verzování
Evidence historických verzí dokumentů a metadat.
Notifikační centrum
Funkce pro upozornění uživatelské role na dokument v definovaném termínu.
Kaskádové štítky
Filtrování dokumentů prostřednictvím inteligentního provázaného štítkování.
Generátor dokumentů
Generování celých sad dokumentů po vyplnění jediného formuláře s hlavičkovými daty.
Šablony dokumentů
Vytváření dokumentů a pevných složkových struktur z předem připravených šablon.
Evidenční číslo
Přiřazení unikátního ID dokumentu podle definice vzoru číselné řady.
Externí linkování
Vydávání obsahu prostřednictvím unikátního neměnného hypertextového odkazu na poslední platnou verzi dokument.
Datové schránky
(50 schránek v ceně licence)
(50 schránek v ceně licence)
Přijímání i odesílání datových zpráv s publikaci smluv v ISRS. Včetně velkoobjemových zpráv a zpráv s více přílohami
Agenda řízené dokumentace
Kompletní agendové řešení řízené dokumentace v souladu s rodinou norem ISO, včetně hromadného spouštění auditovaného procesu Prokazatelné seznámení s dokumentem.
Moderovaný vstup dokumentů
Centrální panel pro vkládání jednotlivých dokumentů i celých front s možností vynutit pojmenování dokumentu, místo uložení, dokumentový typ a vyplnění povinných metadat před jeho vlastním uložením.
Webové služby pro hromadný i individuální vstup dokumentů
Otevřené API rozhraní, které lze volat za účelem strojového uložení dokumentu do eDoCat a jeho klasifikace pomocí metadat.
E-mailové zprávy
(50 schránek v ceně)
(50 schránek v ceně)
Synchronizace obsahu e-mailových boxů do úložiště eDoCat DMS.
Centrální správa oprávnění
Jednotné centrální místo pro přidělování a reporting uživatelských oprávnění nad složkovou strukturou a uživatelskými skupinami.
Správa pohledů na data
Správce pracovního prostoru poskytuje možnost zcela opustit prostředí pro zdlouhavé listování ve složkách, protože přináší nástroje pro sestavování pokročilých uživatelských pohledů a umožňuje vytvářet osobní i sdílené opakovaně využitelné filtry nad obsahem.
Hromadné operace
Možnost hromadné úpravy metadat a hromadné exporty dokumentů včetně jejich atributů.
Webové služby pro volání systémů třetích stran
API rozhraní pro volání služeb v systémech mimo eDoCat, např. ERP, PLM, CRM, Atlassian apod.
Synchronizace uživatelských účtů z AD/LDAP
(až 50 služeb)
(až 50 služeb)
Umožňuje napojení na centrální nástroje pro správu identit.
Oslabení práv administrátora
Ošetření bezpečnostních incidentů spojených s nelimitovaným oprávněním správců systému i k tomu nejcitlivějšímu obsahu.
Auditní log
Detailní výpis aktivit uživatelů na úrovni celého systému, nejen na úrovni dokumentů.
Příprava pro aplikace třetích stran
Otevřená rozhraní pro externí aplikace, jako jsou např. open source kancelářské balíky, náhledy DWG anebo využívání OCR služeb
Elektronické podepisování
Kompletní služba obsahující vlastní podepsání dokumentu, ověření certifikátů i dlouhodobé uložení v souladu s platnou legislativou.
Definice atributů a procesů
No-code platforma pro možnost získání kontroly nad tvorbou formulářů a definicí procesů a robotů, které distribuují dokumenty k oprávněným anebo povinným uživatelům.
Automatizace a skriptování
Pokročilá možnost definice zákaznického chování systému díky implementované podpoře pokročilého skriptování.
PostgreSQL
Podpora databázového serveru
MS SQL
Podpora databázového serveru
Integrace na SAP
Obousměrná komunikace eDoCat DMS s ERP SAP.