Globus: eDoCat a desítky tisíc dokumentů denně

Společnost Globus ČR, v.o.s., využívá elektronické zpracování účetních dokumentů již více než 15 let. Původní DMS postupně přestal stačit – přizpůsobit ho novým požadavkům bylo velmi obtížné a kvůli vysoké chybovosti a nárokům na manuální opravy byl systém extrémně nákladný. Problémem byl také nedostačující výkon i absence pokročilého řízení oběhu dokumentů. Při 15 milionech dokumentů je však možnost definovat workflow zásadní. Společnost se proto rozhodla pro změnu DMS a vybrala si řešení eDoCat.

Hledá se nové DMS řešení

Výběr nové platformy měl na starosti tým složený z běžných uživatelů i interních IT odborníků, který maximálně zohlednil informace o dosavadním systému a dlouhodobé vize společnosti. Tento tým vedl Ing. Petr Řehák, CIO společnosti Globus ČR, v.o.s., který využil dokonalou znalost prostředí interní informační architektury.

Jedním z klíčových parametrů při výběru nového DMS byla možnost automatického zpracování dokumentů včetně zohlednění vazeb mezi nimi. Výběrový tým ve finále doporučil k implementaci systém eDoCat.

eDoCat: DMS s vysokým výkonem

Samotné implementaci předcházela detailní analýza a náročné ověření požadované funkčnosti – proof of concept. Předání části řešení do produkce proběhlo v červnu 2020 a aktuální konfigurace eDoCat DMS, včetně důvěryhodného úložiště, garantuje dostatečný výkon pro 2 000 uživatelů a zpracování 10 000 dokumentů za hodinu s možností výkon dále navýšit. Součástí DMS řešení jsou také velmi přísné podmínky SLA, plně odpovídající tomu, že jde o jeden z kritických informačních systémů společnosti Globus ČR.

„Již na samém začátku našeho rozhodování o nové platformě jsme pečlivě definovali požadavky nejen na moderní funkcionalitu, ale také na podporu zajištění bezproblémového provozu. Aktuálně máme za sebou první fázi nasazení, a byť zdaleka nevyužíváme všechny možnosti, již dnes se ukazuje, že rozhodnutí pro řešení eDoCat DMS bylo správné,“ popisuje Ing. Petr Řehák, CIO společnosti Globus ČR, v.o.s.

Migrace 15 milionů dokumentů a integrace DMS na SAP

Společnost Globus ČR využívá eDoCat DMS pro zpracování účetních dokumentů a související agendy. Součástí implementace byla vedle jednorázové migrace 15 milionů dokumentů i integrace se SAP FI a SAP Retail a napojení na centrální číselníky. Mezi pokročilou funkcionalitu je možné zařadit například modul pro práci s datovou schránkou, včetně robota zajišťujícího automatické směrování doručených zpráv k dalšímu zpracování dle předem definovaných a plně přizpůsobitelných workflow.

Důvěryhodné úložiště v eDoCat DMS

Naše DMS řešení splňuje i legislativní požadavky na tzv. důvěryhodné úložiště, které umožňuje dlouhodobé ukládání dokumentů bez nutnosti pravidelného „přerazítkovávání“ všech uložených dokumentů a současně i výmaz jednotlivých záznamů, například v souvislosti s plněním povinností dle nařízení pro ochranu osobních údajů GDPR.

Právě důvěryhodné úložiště výrazně snižuje provozní náklady celého řešení při zachování souladu s legislativou, díky čemuž je možné zcela opustit papírový archiv.

Rozšíření DMS na další agendy

Mezi hlavní nejbližší cíle patří dokončení integrace vytěžovací a profesní funkcionality postavené na technologiích a produktech Kofax. V roce 2021 započne implementace dalších agend společnosti Globus ČR do eDoCat, včetně právních dokumentů a personální agendy.