medac: Rychlé vyhledávání mezi 80 tisíci dokumentů

Medac pro správu dokumentů a agend, které podléhají řízenému režimu GMP („Good Manufacturing Practice“), využívá globální DMS. Toto řešení však nevyhovuje pro správu ostatních dokumentů, jako je projektová, produktová, personální či smluvní dokumentace. Společnost tyto soubory dříve ukládala na sdílené disky, což také nebylo ideální. Pro efektivnější správu přístupů, rychlé vyhledávání mezi desítkami tisíc dokumentů a jejich přehlednou revizi zvolila eDoCat DMS.

eDoCat DMS: Jednotná platforma pro správu různých dokumentových agend

Jedním ze základních požadavků na nové DMS byla přehledná a nezávislá organizace uložení stovek typů dokumentů vznikajících v rámci řízení projektů. eDoCat DMS disponuje nástroji pro snadnou práci se šablonami složkových struktur a také výkonnou automatizovanou klasifikací dokumentů prostřednictvím metadat využitelných pro rychlé vyhledávání dokumentů.

„eDoCat DMS jsme si na našich agendách vyzkoušeli v rámci implementace v režimu ‚proof of conceptʻ. Měli jsme tak jistotu, že systém dokáže dokumenty umístěné na různých místech sjednotit a efektivně spravovat i revidovat díky pokročilým možnostem vyhledávání, propojování a zejména verzování a automatizovat naplnění metadat v dokumentech,“ doplňuje Jiří Zbranek, vedoucí úseku IT společnosti medac.

Šablony v principu vycházejí z původní složkové struktury, a přestože je jejich hlavním smyslem to, aby veškeré nově založené projekty vypadaly identicky, lze do struktury zasahovat a upravovat ji k aktuální potřebě. Mohou tedy mít například různou hloubku dle konkrétního projektu.

Precizní evidence a rychlejší práce s dokumenty díky eDoCat DMS

Vzhledem k tomu, že medac působí ve farmaceutickém průmyslu, který má i mimo řízenou dokumentaci potřebu precizní evidence, bylo nutné se zaměřit i na práci se smluvní a personální dokumentací tak, aby se dala jednodušeji vyhledávat, a to opět včetně všech souvisejících dokumentů, a zároveň systém umožňoval spolehlivou revizi.

Vyhledávání ve složkách, bez ohledu na to, zda jde o projektovou, či smluvní dokumentaci, v systému eDoCat funguje na základě jednou přiřazených a posléze automaticky děděných metadat.

Řízení přístupů pro vysoký standard bezpečnosti

Dále bylo potřeba zajistit bezpečnost dokumentů tak, aby s nimi pracovali jen uživatelé, kteří k tomu mají jasně definovaná přístupová oprávnění. Proto byla dalším klíčovým požadavkem integrace eDoCat DMS s IDM systémem, který automatizovaně řídí veškeré role a přístupy pro všechny identity z mnoha různých pracovních skupin.

„V rámci všech dokumentových typů, tedy projektové, interní i smluvní dokumentace, jsme společně definovali matice, na jejichž základě eDoCat dokáže přiřazovat konkrétním lidem stanovenou míru oprávnění,“ říká Tomáš Svoboda, business konzultant společnosti Onlio.

Například každý projekt má šest hierarchicky odstupňovaných rolí a zároveň má i své unikátní nastavení, které lze řídit skrze IDM. eDoCat jsme navrhli tak, že každý uživatel v něm vidí pouze ty složky, k nimž má povolený přístup. Obsah, k němuž oprávnění nemá, pro něj vůbec viditelný není.

„Toto řešení je přehlednější než řízení přístupů, které jsme používali na sdílených discích, kdy i neoprávnění uživatelé mohli procházet složky projektů. Zároveň je také daleko bezpečnější – proto, že bez oprávnění nikdo neuvidí ani názvy složek a hloubku struktury,“ dodává Jiří Zbranek.

Zákaznické úpravy eDoCat DMS

eDoCat DMS jsme nasadili do vlastní IT infrastruktury medacu, a to včetně integrace na Active Directory plně řízené systémem IDM. „To je přenosová databáze, z níž v tomto konkrétním případě naše DMS získává veškeré informace pro řízení přístupů k dokumentům. Active Directory je něco jako prostředník mezi eDoCat a IDM,“ pokračuje Tomáš Svoboda z Onlio.

eDoCat DMS dokázal pokrýt potřeby medacu standardní konfigurací. Jednou ze zákaznických úprav bylo například vytvoření role fiktivního vlastníka dokumentů pro zajištění ještě vyššího standardu bezpečnosti.

Více než 80 000 dokumentů v eDoCat DMS

Důkazem toho, že eDoCat DMS dokázal pokrýt veškeré potřeby, které společnost Medac měla, je postupné rozrůstání projektů, které se v systému spravují. Aktuálně se v něm řídí více než 600 různých uživatelských skupin, které pracují na desítkách rozličných projektů, a zároveň se také rozšiřuje okruh zpracovávaných agend. Denně se systémem eDoCat pracuje 200 uživatelů a systém spravuje 80 000 dokumentů.

„Myslím si, že oslovit společnost Onlio a pořídit eDoCat bylo racionální a jednoznačně správné rozhodnutí. Skutečně nám pomohlo uspořádat naši projektovou i smluvní dokumentaci. Práce v tomto systému nám šetří čas a dává nám jistotu, že máme veškeré potřebné dokumenty v pořádku,“ říká Jiří Zbranek.