eDoCat ve společnosti Sanela: desetitisíce dokumentů i automatické nahrávání na web

Česká společnost SANELA (Sanela) a její sesterská společnost SEAL ELECTRONIC s.r.o. (Seal) se specializují na vývoj a výrobu sanitární elektroniky. V rámci svých klíčových činností zpracovávají desítky tisíc různých typů dokumentů, včetně ceníků, katalogových listů, smluv, montážních návodů, servisních listů či výrobkových certifikátů. Zvládnout takový objem dokumentace pomocí tradičních „papírových procesů“ nebo polovičatého digitálního řešení by bylo vysoce neefektivní, a proto dnes obě firmy spoléhají na DMS eDoCat společnosti Onlio.

Microsoft SharePoint jako DMS přestal vyhovovat

Sanela i Seal využívají elektronické zpracování dokumentů již od roku 2013. Původní systém postavený na platformě Microsoft SharePoint však vyhovoval požadavkům stále méně. Odezva při vyhledávání a práci s dokumenty byla velmi pomalá, i na triviální dotazy museli uživatelé dlouho čekat, a neustále docházelo k systémovým chybám. Tyto nedostatky již znemožňovaly další funkční rozvoj systému.

Hledání nového DMS řešení: dva roky příprav a dva roky implementace

Koncem roku 2017 vyhodnotil management situaci jako neudržitelnou a zejména s ohledem na očekávaný nárůst objemu zpracovávaných dokumentů o desítky procent rozhodl o výběru nového DMS. Cílem bylo zajistit spolehlivou a dostatečně výkonnou platformu nejen pro zpracování veškeré řízené a výrobní dokumentace, ale také dokumentů spravovaných obchodním úsekem (smlouvy, ceníky, katalogové listy), technickým úsekem (technické specifikace, kontrolní předpisy) a úsekem kvality a servisu (servisní listy, ceníky náhradních dílů, rozbory či statistiky). Důraz Sanela kladla i na možnost dalšího rozvoje, vysokou bezpečnost a podporu škálování v návaznosti na potřeby firmy.

„Již na počátku rozhodování o novém řešení jsme si definovali skutečné potřebné vlastnosti a funkce, včetně například podpory různých jazyků a automatického zpracování dokumentů,“ říká Milan Roller, vedoucí výroby ve společnosti Sanela, který měl spolu se svými kolegy výběr nové platformy na starosti, a dodává: „Komunikovali jsme o dostupných řešeních nejen uvnitř naší firmy a s potenciálními dodavateli, ale také s dalšími společnostmi – chtěli jsme nabrat co nejvíce informací o reálných zkušenostech. Mimo jiné jsme narazili na Alfresco a odtud byl již jen krůček k systému eDoCat, který je na této platformě postavený.“

O pečlivosti výběru nové platformy svědčí fakt, že od prvotního zjišťování informací o dostupných řešeních do spuštění ostrého provozu nového systému uběhly takřka dva roky. Rozhodnutí pro DMS eDoCat bylo logickým vyústěním definovaných požadavků, a to včetně skvělého poměru cena/výkon. K podpisu smlouvy došlo koncem roku 2018 a po podrobném odzkoušení, včetně provedení dvou testovacích migrací, jsme v lednu 2020 zahájili ostrý provoz. Zdá se vám to dlouho? Zavedení eDoCat DMS se prodloužilo především kvůli vývoji nových funkcionalit na míru, na kterých jsme pracovali celý rok 2019.

Automatické nahrávání schválených dokumentů na web díky eDoCat DMS

Systém eDoCat dnes Sanela a Seal využívají pro veškerou klíčovou dokumentaci, která má vliv na chod firmy – podporuje drtivou většinu oblastí, včetně personalistiky a revizních činností. Sanela využívá pokročilá workflow, včetně základního členění na tvorbu dokumentu, jeho schvalování, následné publikování a seznámení. Sanela navíc v řadě situací využívá i proces přezkoumání, kdy podle definovaných metadat eDoCat dokumenty automaticky zašle příslušným správcům.

Za důležitý přínos považuje společnost Sanela maximální podporu automatizace jednotlivých procesů. Spadá sem i funkcionalita automatického publikování dokumentů na firemní webové aplikace – například katalogové listy nebo montážní návody pracovníci nejprve vloží do systému eDoCat a po dokončení příslušného workflow je systém automaticky publikuje na web. Jde o jedno ze zákaznických rozšíření vyvinutých na míru a představuje výraznou organizační i časovou úsporu (vzhledem k tomu, že se jedná o tisíce dokumentů).

eDoCat řídí desetitisíce dokumentů v 7 jazycích

eDoCat DMS ve společnostech Sanela a Seal Electronic nakládá s dokumenty v sedmi jazycích, přičemž s tím, jak firmy expandují na další trhy, se „jazykové schopnosti“ systému postupně rozšiřují.

V současné době pracuje eDoCat s více než 23 000 dokumenty obou firem, z nichž je každý měsíc nutné desítky až stovky aktualizovat, a další desítky dokumentů k nim měsíčně přibudou. V obou sesterských firmách do systému přistupuje více než 60 uživatelů, třetina z nich pak přímo upravuje dokumenty či vkládá nové a zpracovává úkoly v rámci workflow. Většina přístupů probíhá v prostředí intranetu, nicméně zhruba čtvrtina uživatelů pracuje se systémem vzdáleně.

„Systém eDoCat je podstatně lepší než předchozí řešení. Uživatelé jsou s platformou maximálně spokojení a mají nyní o desítky procent více času na plnění svých dalších pracovních povinností. Obrovským přínosem je také snížení chybovosti,“ dodává Milan Roller.

Mezi blízké cíle patří hlubší integrace DMS eDoCat s ERP systémem a rozvoj dalších funkcionalit pro optimalizaci a zautomatizování dalších firemních procesů.