Diakonie ČCE: Návratnost investice nového DMS na úrovni 262 procent

Implementace za tři měsíce, úspora 800 hodin produktivního času zaměstnanců ročně, návratnost investic cca 262 % – to jsou hlavní úspěchy nasazení eDoCat DMS v Diakonii Českobratrské církve evangelické (Diakonie ČCE). Přečtěte si, proč se jedna z největších nestátních organizací poskytujících sociální služby v ČR rozhodla pro Onlio a eDoCat.

Nový DMS pro efektivnější činnost

DMS využívá Diakonie ČCE už od přelomu tisíciletí. Postupem času však přestával původní systém dostačovat rostoucím potřebám organizace – uživatelské prostředí bylo nepřívětivé, systém pomalý, chybělo fulltextové vyhledávání apod. Správní rada se proto rozhodla zajistit nové řešení.

Výběr měl na starosti Ing. Miloslav Běťák, zodpovědný za řízení ekonomických a technicko-hospodářských oblastí Diakonie ČCE. Během půl roku prozkoumal šest různých systémů pro práci s řízenou dokumentací. Výsledné doporučení bylo jednoznačné – eDoCat od společnosti Onlio. Správní rada s námi začala jednat o zpřístupnění systému v režimu software jako služba (SaaS) – tedy v podobě cloudového řešení eDoCat Cloud.

„Výběr nového systému je vždy obtížnou záležitostí, nicméně my jsme moc dobře věděli, jaké funkce potřebujeme a co od nové platformy očekáváme,“ popisuje Miloslav Běťák, MPH, statutární náměstek ředitele Diakonie Českobratrské církve evangelické a jednatel Diakonické servisní agentury. „Vedle pokročilých funkcí pro správu dokumentů je pro nás zásadní i intuitivní uživatelské ovládání, špičková podpora ze strany dodavatele a jistota dalších inovací. Jinými slovy jsme chtěli opravdu kvalitní a prověřené řešení, které s námi vydrží déle, než je morální životnost jedné konkrétní verze.“

Nasazení nového DMS za čtvrt roku

Samotnému zpřístupnění eDoCat DMS předcházela podrobná analýza potřeb, která ukázala smysluplnost očekávaných funkcionalit a odhalila potenciál pro další zefektivnění práce Diakonie pomocí postupů přizpůsobených potřebám konkrétních skupin zaměstnanců.

Celý proces od závazné objednávky po zahájení ostrého provozu si vyžádal
pouhé jedno čtvrtletí. Součástí implementace bylo i vytvoření uživatelských rolí a skupin, příprava dokumentových typů pro nejpoužívanější agendy Diakonie, příprava zákaznických formulářů pro strukturované vyhledávání, implementace zákaznických procesů oběhu úkolů spojených s dokumenty uvnitř organizace, definování a nasazení politik pro zálohování i archivace a v neposlední řadě také školení uživatelů.

Bezpečné, spolehlivé a dlouhodobě udržitelné DMS

„Sympatická je na našem novém systému i skutečnost, že staví na otevřených technologiích,“ vysvětluje Miloslav Běťák. „Vedle komunitní varianty DMS Alfresco Community Edition, která tvoří základ celého řešení, jde o linuxovou distribuci CentOS a databázovou platformu PostgreSQL. Tedy o platformy, které jsou ideální i pro nasazení v podnikovém prostředí a díky kterým máme vysokou jistotu spolehlivosti, bezpečnosti i dlouhodobé udržitelnosti.“

Jednoduchá spolupráce se 40 organizačními jednotkami

Prostřednictvím nového řešení pracují s dokumenty na čtyři stovky uživatelů z celé Diakonie, asi čtvrtina z nich každodenně. S ohledem na rozsah působnosti organizace si nové řešení musí poradit s velkým počtem dokumentů – v polovině roku 2017 šlo o několik stovek tisíc. S některými dokumenty – například směrnicemi – se v průběhu jejich životního cyklu setká a kratší či delší dobu pracuje drtivá většina uživatelů.

Mezi hlavní přínosy patří komplexní podpora sdílení, evidence a řízení veškerých dokumentů v rámci celé Diakonie, od úseku ředitelství až po čtyři desítky organizačních jednotek.

Běžní uživatelé oceňují zejména přívětivost a intuitivnost ovládání i pokročilé fulltextové vyhledávání, jehož součástí je také našeptávač, umožňující přechod k zamýšlenému dokumentu bez nutnosti dokončit celé vyhledávání. Vyhledávání lze navíc omezit na třídu obsahu a řádově tak snížit množství zobrazovaných výsledků. Uživatelské rozhraní je také velmi rychlé a k provedení prakticky jakékoli zamýšlené operace stačí doslova pár kliknutí myší.

Návratnost investice eDoCat DMS: 2 měsíce

Díky provozu v cloudu je eDoCat DMS zcela nezávislý na informační architektuře Diakonie a nabízí tak maximální výkon i podporu dalšího rozvoje bez nutnosti rozsáhlých investic do interního IT.

Za pozornost stojí i krátká doba návratnosti investic, která v případě Diakonie ČCE nepřesáhla dva měsíce a je kladně ovlivněna i vysokými časovými úsporami při provádění běžných činností. Ročně díky eDoCat DMS ušetří uživatelé cca 800 hodin svého produktivního času.

„Dosavadní zkušenosti se systémem eDoCat využívaným v režimu software jako služba potvrzují správnost našeho rozhodnutí přejít právě na tuto platformu,“ dodává Miloslav Běťák. „Snadné ovládání, rychlost práce, možnost strukturovaného ukládání, podrobné vyhledávání nebo třeba podpora připojení souborů z disků na vlastním počítači – to je jen několik vlastností, které nám umožnily výrazně zefektivnit správu dokumentů v naší diakonii.“