Archivace smluv jednoduše
Neustále řešíte, jestli má u sebe podepsanou smlouvu vedení, účtárna, nebo někdo jiný? Blíží se audit a dát dohromady přehled smluv je úkol na několik dní?
Jde to i jinak. Díky eDoCat DMS budete mít aktuální verzi smlouvy kdykoli k dispozici do 10 vteřin.
S eDoCat DMS máte smlouvy vždy po ruce
Znáte tyto situace?
Najít smlouvu znamená prohledat server, e-mail a pak stejně jít za kolegy a ptát se.
Každý den vám stojí práce, protože hledáte, kde je která smlouva.
Příprava na audit znamená obejít kartotéky v celé firmě a hledat.
eDoCat DMS vyřeší archivaci smluv, bezpečnost dat i oprávnění
eDoCat DMS je systém pro archivaci a správu všech dokumentů, nejen smluv.
Každý dokument najdete do 10 vteřin.
Přístupy nastavíte podle potřeb – podle citlivosti dokumentu, oddělení nebo individuálně.
Bezpečnost srovnatelná s bankovními systémy – platformu, na které eDoCat DMS vyvíjíme, využívá pro ukládání dat i NASA.
„Možnost připojení souvisejících dokumentů a celková přehlednost v kontraktech se ukázala jako klíčová zejména v minulých měsících, když rostla inflace. Bylo nutné dohledat, u kterých smluv máme inflační doložky. Pokud bychom neměli vše v DMS, znamenalo by to desítky hodin hledání na serverech, nebo dokonce v šanonech. Díky eDoCat si zaměstnanci všechny tyto informace najdou za pár vteřin.“
Monika Popelářová
ředitelka pro HR a komunikaci, AXA
Jaks eDoCat DMS funguje
Dokonalý přehled ve smlouvách ve třech krocích:
1. Nahrajete smlouvu do eDoCat DMS
Podepsanou smlouvu nahrajete do systému. Nezáleží na tom, jestli je podepsaná fyzicky, nebo elektronicky.
2. eDoCat DMS smlouvu automaticky zařadí
Při ukládání smlouvy vyplníte základní informace – o jaký typ smlouvy se jedná, kdo je protistrana… Systém doplní metadata a smlouvu uloží. Tento krok nemusíte řešit, pokud smlouvu v eDoCat rovnou vytváříte.
3. eDoCat přiřadí oprávnění a vy vše najdete do 10 vteřin
Na základě definovaných kritérií eDoCat přiřadí přístupová práva. Už se tak nestane, že citlivá data uvidí celá firma.
Benefity archivace smluv s eDoCat DMS
Důvěryhodné uložení el. podepsaných smluv
Už žádné hledání smluv fyzicky po firmě
Naprostá bezpečnost uložených dat
Přístup odkudkoli online
„eDoCat nám přinesl transparentnost, bez níž se neobejdeme. Můžeme řídit workflow, revidovat a připomínkovat smlouvy v jedné jediné verzi bez nutnosti vytvářet stále nové kopie dokumentů. To nám výrazně zpřehlednilo a tím i zefektivnilo práci.“
Renata Horáková
členka představenstva, medac
Archivace smluv je jen začátek
eDoCat DMS toho umí mnohem víc. Pokud jste připraveni digitalizovat celý proces vzniku smluv, je pro vás eDoCat DMS to pravé řešení.
Digitalizace vzniku smlouvy
Generátor smluv (šablony) pro jednoduchou přípravu smluv
Automatické workflow pro schvalování a verzování smluv
Elektronický podpis a řízené sdílení s externími partnery
Pokročilé vyhledávání
Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů
Filtry podle metadat (typ, datum, dodavatel…)
Vyhledání souvisejících dokumentů a historických verzí
Automatizace
Workflow schvalování smluv s automatickými notifikacemi
Upozornění na důležité termíny (inflační doložka, ukončení…)
Integrace s e-mailem, ERP a dalšími systémy
Správa přístupů
Nastavení oprávnění podle rolí, skupin, nebo jednotlivě
Nastavení restrikcí pro stahování nebo tisk smluv
Detailní výpis aktivit uživatelů na úrovni smlouvy i celého systému
hledáním smluv
Udělejte první krok k digitalizaci smluv a domluvte si živou ukázku eDoCat DMS.
FAQs – dotazy k digitalizaci a archivaci smluv s eDoCat DMS
Je eDoCat DMS bezpečný?
Ano. Používáme SSL šifrování a další funkce, díky kterým je eDoCat DMS zabezpečený podobně jako bankovní systémy. V případě cloudové varianty se můžete spolehnout na to, že data jsou uložená v EU.
Je eDoCat DMS dostupný na našich serverech, nebo jen v cloudu?
Obě varianty jsou možné. eDoCat DMS bude fungovat stejně, ať zvolíte cloud nebo server ve vaší síti.
Jak dlouho trvá implementace eDoCat DMS?
Agenda jako registr podepsaných smluv obvykle trvá tři týdny od podpisu smlouvy. Přesný harmonogram vašeho projektu s vámi vždy upřesníme po analýze vašich potřeb.
Zaškolíte nás na používání eDoCat DMS?
Ano, v rámci implementace provádíme úvodní školení administrátorů a klíčových uživatelů. Stejně tak řešíme průběžná školení běžných i nových uživatelů a nové funkce také přestavujeme na pravidelných webinářích.
Je systém k dispozici v češtině? A zákaznická podpora?
eDoCat DMS je český systém. Primárním jazykem je proto čeština. Angličtina je k dispozici jako druhý jazyk. Podporu uživatelů řeší náš český tým primárně v češtině a v případě potřeby v angličtině.
Je možné eDoCat DMS integrovat s dalšími firemními systémy?
Určitě ano. Nejčastěji řešíme propojení s účetními softwary, CMR, PLM a ERP. eDoCat DMS však můžeme integrovat také s e-mailem, datovými schránkami nebo registrem smluv.