Mnoho lidí má i přes technologický pokrok k elektronickému podpisu výhrady. Proces, kdy se smlouvy tisknou, podepisují fyzicky, následně opět skenují a archivují, je přitom nejen zdlouhavý, ale také drahý a méně bezpečný než elektronické podepisování. Pojďme se podívat, jak taková drobnost jako elektronický podpis může vaší firmě přinést docela výraznou úsporu času i nákladů.
Proč lidé stále podepisují smlouvy fyzicky
Někdy je podpis smlouvy slavnostním aktem – dělá se fotka, vyměňují se pera, otevírá se šampaňské. Takových případů je ale minimum. Většina smluv je nezbytným, ale do určité míry nevýznamným administrativním krokem. Víc než okamžik podpisu všichni řešíme, kdy se obsah smlouvy začne plnit. I přesto fyzické podepisování smluv stále převažuje.
Důvody podepisování smluv fyzicky
Firmy volí fyzické podepisování smluv především z psychologických důvodů.
- Setrvačnost – přechod na elektronický podpis a potažmo na celou digitalizaci procesu vzniku smluv se zdá jako velká změna. A změn se lidé, jak známo, bojí. I když často zbytečně.
- Falešná důvěryhodnost – držet podepsaný papír v ruce, který si vloží do zdánlivě perfektně organizovaných šanonů ve skříni, to se zdá řadě lidem důvěryhodnější. Podle legislativy je přitom el. podpis rovnocenný papírovému v celé EU.
- Pocit bezpečnosti – panuje také obava o bezpečnost v případě elektronického podpisu. Paradoxně uchovávání fyzických smluv ve skříních, i když zamčených, je mnohem rizikovější (nemluvě o zasílání kurýry nebo poštou). Navíc nemáte kontrolu, kdo smlouvu viděl.
Přes 3 000 ztracených hodin ročně
Podle průzkumů se ukazuje, že papírový oběh dokumentů a jejich schvalování a podepisování fyzicky připravuje firmy o cenný čas i peníze. Podle reportu Xerox z US, UK, Německa a Francie ztrácí 46 % pracovníků malých a středních firem denně čas neefektivními papírovými procesy. Xerox uvádí také zajímavý příklad.
Jak se ze 3 minut stane 3 250 promarněných hodin
Průměrný americký pracovník stráví 3 minuty čekáním na tisk dokumentu u sdílené tiskárny. To nemusí vypadat jako závratná doba, ale pokud ji přepočítáme, jde o 13 hodin ročně na osobu. V případě společnosti s 250 zaměstnanci je to 3 250 hodin ročně.
Připočtěte k době čekání na tisk ještě čas na kompletaci, štítkování, kde má kdo co podepsat, kurýry nebo koordinaci schůzek a zjistíte, že elektronický podpis nemusí být až tak marný, pokud chcete zvýšit efektivitu svých procesů.
A ještě jeden pohled. Už se vám někdy stalo, že jste hledali smlouvu a slyšeli od asistentky „já si nejsem jistá, jestli se nám vrátila“? I takových problémů se zbavíte při přechodu na elektronické podepisování smluv s nástrojem, pro který je řízení oběhu dokumentů brnkačka.
Zjistěte, jak začít s elektronickým podpisem sProhlédněte si webinář zdarma.
Výhody elektronického podpisu
Elektronický podpis přináší jak časovou úsporu, tak právní jistotu a zabezpečení.
Bezpečnost nad rámec fyzického podpisu
S elektronicky podepsaným dokumentem uloženým v DMS nebo v zabezpečeném archivu vždy víte, kdo a jak s dokumentem zacházel. Časové razítko ukazuje na vteřiny přesně, kdy a kdo dokument podepsal, auditní log zachytí všechny stopy uživatelů, kteří s dokumentem pracovali při jeho přípravě nebo se na něj jen dívali.
V případě, kdy budete smlouvu posílat k podpisu přes eDoCat DMS, navíc sami nastavíte, v jakém pořadí a s jakou rolí dokument kdo podepisuje. Někdo totiž jen parafuje nižší úrovní podpisu a někdo musí podepisovat kvalifikovaným certifikátem.
Právní jistota
Podle nařízení eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) je elektronický podpis rovnocenný fyzickému podpisu na území celé EU. Na celém světě přijalo právní předpisy týkající se el. podpisů 90 zemí. To ulehčuje život především u mezinárodních společností.
V 90 % případů vám navíc k podpisu postačuje tzv. prostý elektronický podpis, který kombinuje dvoufaktorové ověření, např. podpis na klávesnici + SMS. Není tedy třeba zvláštních certifikátů nebo práce navíc.
Rychlost
Místo dnů můžete smlouvy podepsat během minut. Nikdo nemusí řešit domlouvání schůzek nebo zasílání dokumentů sem a tam.
V případě eDoCat DMS systém sám pošle příslušným lidem oznámení, že na ně čeká smlouva k podpisu. Podepisovatelé pak podepíšou např. svými certifikáty. Celý proces od přípravy dokumentu přes ověření identity uživatelů před podpisem po vlastní podpis je přirozeně integrovaný do eDoCat DMS.
Porovnání konkrétních situací při fyzickém a elektronickém podpisu
Možná si stále říkáte, že elektronický podpis není pro vás a že vaše procesy fungují dobře. Vybrali jsme několik situací, kdy je fyzické podepisování opravdu neefektivní.
| Situace | Fyzický podpis | Elektronický podpis |
|---|---|---|
| Je třeba urgentně podepsat klientskou smlouvu. Kolegyně s podpisovým právem má home office. | Kolegyně musí dojet do kanceláře, podepsat smlouvu, nechat naskenovat a poslat protistraně, opět fyzicky. Náklady: Tisk, PHM, čas, poštovné | Kolegyně obdrží link na e-mail, podepíše z domova a má za 2 minuty hotovo. Smlouva se v DMS automaticky archivuje a pošle protistraně k podpisu. |
| Podpis smlouvy s klientem, který má centrálu v Polsku. | Smlouvu vytisknete v ČR, podepíšete a pošlete do Polska. Ověřujete, jestli ji skutečně dostali a kdy ji poslali zpět. Čekáte 2 týdny. Náklady: Tisk, čas, zahraniční poštovné | Podepíšete smlouvu elektronicky, DMS pošle link klientovi. Ten podepíše opět elektronicky v prostředí podepisovací aplikace v jazyku podepisující osoby. Vše se automaticky uloží a máte hotovo v řádu minut. |
| Podpis smlouvy s novým zaměstnancem, který je momentálně v zahraničí. | Vytisknete a podepíšete smlouvu s novým zaměstnancem a pošlete mu ji doporučenou poštou. Bohužel nevíte, že nový kolega je momentálně na dovolené a prošvihne lhůtu pro vyzvednutí zásilky. Smlouva se vám vrací zpět. Náklady: Tisk, čas, poštovné a to samé znovu po návratu | DMS vygeneruje link, který kolega otevře i na mobilu. Díky integraci se Signi podepíše přes bankovní identitu rovnou z pláže. |
| Smlouvy vznikají na pobočkách, ale podepsat je musí centrála. | Každý týden posíláte speciálním kurýrem smlouvy k podpisu. Kurýr objede pobočky a doveze dokumenty na centrálu, kde je podepíšou, a pak je čeká rozvoz zpět. Náklady: Tisk, čas, náklady na kurýra | Centrála si každý den vyčlení několik minut na podpis smluv. Pobočky mají smlouvy okamžitě a mohou je předat dříve klientům. |
Jak začít s elektronickým podpisem
Jak jsme zmínili v úvodu, přechod na elektronický podpis je změnou v procesech, které jsou lidé zvyklí dělat roky. A každá taková změna bolí. Z našich zkušeností ale víme, že jakmile si lidé na nový způsob zvyknou, už nechtějí zpět. A firmy ušetří nemalé peníze i čas. Jak tedy s el. podpisem začít?
- Analýza
Nejdřív zjistěte, jaké dokumenty podepisujete a jak často. Poté připojte informaci, jestli potřebují být podepsané kvalifikovaným podpisem, nebo postačí nižší úroveň elektronického podpisu. A nezapomeňte shrnout, kolik času vás stojí tisk, kompletace, příprava smlouvy k podpisu, čekání a kontrola, jestli už se smlouva vrátila.
- Výběr řešení
Vyberte, jestli chcete řešení pouze pro elektronický podpis, nebo rovnou přejdete i na archivaci smluv elektronicky. V druhém případě se dívejte po DMS, který v sobě má elektronický podpis integrovaný, jako například eDoCat DMS.
- Začněte postupně
Vylaďte nové procesy na menší agendě, například interních dokumentech. Pak přejděte také na externí smlouvy. Tak si vyzkoušíte, že všechny notifikace fungují a odladíte celý proces dřív, než spustíte el. podpis u klientů a dodavatelů.