Implementovat Document Management System (DMS), to může být složitý IT projekt. Pojďme si hned v úvodu říct, proč tomu tak je. Implementace DMS totiž není implementací informačního systému. Je to zavedení změny. A navíc změny něčeho, co byli lidé zvyklí používat dekády. Jak se s tím popasovat?
V čem se liší implementace DMS od implementací jiných podnikových systémů
Zavedení ERP, WMS, PLM a dalších firemních systémů se výrazně liší oproti implementaci DMS. A bohužel DMS je zde v nevýhodě. Jiné informační systémy totiž řeší konkrétní jasnou potřebu. Bez WMS bude na skladě chaos. Bez ERP nebudete mít čísla za celou firmu. Ale DMS? Ten je nenápadný. Dokumenty se přece vždycky nějak uloží. Potřeba specializovaného systému pro správu dokumentů proto nemusí být na první pohled zřejmá.
Jenže právě v tom je síla i prokletí DMS. Document Management System má potenciál ovlivnit celou firmu. Každý zaměstnanec přece pracuje s dokumenty. Ať je to dělník na hale, který se potřebuje seznámit se směrnicemi, nebo obchodník uzavírající nové zakázky.
8 kroků k výběru správného DMS
Stejně jako u jiných informačních systémů platí také u DMS, že neexistuje jedno univerzální řešení ani lídr trhu, se kterým nemůžete udělat chybu. Jak se tedy vyhnout neúspěchu?
Mimochodem: Chcete si vše raději poslechnout než číst? Podívejte se na záznam webináře:
Webinář 15. 4. 2026: eDoCat DMS | Proč se (ne)bát implementace DMS
1. Osvěta a edukace
Impuls pro implementaci DMS může přijít z různých směrů. V naší praxi vídáme dvě skupiny firem.
- První z nich jsou typicky vlastníci konkrétní agendy, kteří potřebují řešit „svůj“ proces. Kvalitáři prokazatelné seznamování, CFO schvalování faktur, HR manažer správu personálních dokumentů, vedoucí sekretariátu archiv smluv. Ti si najdou technologii, která řeší jejich situaci.
- Druhou skupinou jsou firmy, které dospěly k rozhodnutí, že potřebují řešit oběh dokumentů a řízenou dokumentaci jako celek. Zde jde impuls zpravidla od nejvyššího managementu.
V obou případech platí, že už v této fázi uvažování je potřeba interně komunikovat o změně a přidané hodnotě DMS.
2. Interní sponzoři
Ve druhém kroku doporučujeme najít tzv. digitální ambasadory (děkujeme Janě Pospíchalové z DAIKIN, od které si půjčujeme tento pojem). Tedy přirozené tahouny, lidi, kteří chtějí zlepšovat procesy a kteří vám pomůžou během celého procesu implementace.
Zkuste zjistit, jestli máte ve firmě úzké hrdlo a vyčíslete, co vás současný systém práce stojí v nákladech – například čas na dohledávání, opravy chyb apod.
3. Seznam agend
Zmapujte typy dokumentů a procesů, které chcete pokrýt. Například řízená dokumentace, správa smluv, schvalování faktur; typ dokumentu např. směrnice atd. Nezapomeňte sepsat nejen to, jak fungujete dnes, ale taky to, jak chcete fungovat v budoucnosti.
4. Definice obecných požadavků
Zamyslete se, co od dokumentů potřebujete. Typicky verzování – u něj je jedno, jestli pracujete se smlouvou, nebo se směrnicí. Nezapomeňte ale ani na technické a legislativní požadavky, jako je vzdálený přístup, NIS2, řízení bezpečnosti apod.
5. Průzkum trhu
Firmy často pošlou seznam obecných požadavků (kterých jsou i stovky) a čekají od dodavatelů nacenění. Řeší tedy funkce a moduly DMS. Ale to, jestli dodavatel umí propojit DMS s ERP, nic neřekne o tom, kolik to bude stát.
Proto doporučujeme definovat agendy a priority, tedy to, jak má systém fungovat. Připravte zadávací dokumentaci, kterou pošlete všem potenciálním dodavatelům.
6. Výběr šampionů
Určitě se nebojte říct, koho máte na short-listu. Garantujeme vám, že každý dodavatel ze sebe díky tomu dostane to nejlepší a vy z toho vyjdete jako vítězové. Dejte také šampionům na short-listu možnost postavit svoje řešení vůči ostatním nebo upravit nabídku v průběhu jednání, a dejte nám tak šanci skutečně soutěžit.
7. Proof of Concept
Prezentace, demo ani referenční návštěva vám stále nemůžou dát jistotu, že jste vybrali správně. Proto doporučujeme Proof of Concept.
Nechte si DMS spustit v reálném prostředí, na vytipovaných agendách, s omezeným počtem uživatelů. Vyzkoušejte si systém i práci s dodavatelem samotným. DMS s vámi totiž bude hodně dlouho a vy chcete mít jistotu, že máte nejen skvělý systém, ale taky spolehlivého dodavatele a tým lidí na jeho straně, se kterým si budete rozumět.
8. Analýza před zahájením projektu
Bez ohledu na to, kterého dodavatele DMS si vyberete, potřebujete analýzu. Pokud ji uděláte až po Proof of Concept, můžete naplno využít to, co o systému víte. Nechte si také doporučit, co bude lepší – jestli upravovat DMS, nebo proces. Občas je lepší drobná korekce vašich procesů než složité testování funkcionality na míru.
Gratulujeme. Pokud jste prošli všemi kroky výše, máte vybraný systém. Teď vás čeká bod dva: samotná implementace DMS. Pusťte si záznam, jak na ni.