Zkušenosti ze stovek projektů zavádění DMS v českých a slovenských firmách mluví jasně. Společnosti stále opakují stejné chyby, kterým se ale lze poměrně jednoduše vyhnout. Nejde ani tak o technickou přípravu, jako o tu mentální. Jak jsme totiž už zmínili, implementace DMS není implementací informačního systému, ale zavedením změny. Poučte se z chyb jiných a připravte si půdu pro úspěšné zavedení DMS.
1. chyba: Nedostatečné interní kapacity
Stejně jako každý jiný IT projekt vyžaduje i Document Management System a jeho zavedení práci na straně dodavatele i zákazníka. Než se do implementace pustíte, ujistěte se, že se jí budou vaši lidé moct věnovat.
- Určete odpovědné osoby, zejména projektového manažera a klíčové uživatele. Nezapomeňte, že tito lidé se budou muset implementaci věnovat spolu se svými běžnými povinnostmi. Budou na to mít čas?
- Vyhraďte si čas na testování a dvojí práci (jednotlivé úkoly budete dělat postaru i ponovu, abyste zkontrolovali výsledky).
- Alokujte klíčové uživatele i podpůrný IT tým, jejich odpovědnosti i KPI a nezapomeňte tyto lidi motivovat a odměnit.
2. chyba: Příliš mnoho změn najednou
Implementace DMS přímo vybízí k optimalizaci procesů. Nezapomínejte ale, že spoustě lidí měníte způsob práce, na který byli zvyklí dekády.
Proto doporučujeme nejdřív změnit způsob práce (tedy zavést Document Management System) a pak teprve řešit změny procesů. Vyhnete se tak rezistenci a zahlcení.
3. chyba: Obecné požadavky na DMS
Definovat obecné požadavky na Document Management System je důležité. Jde například o verzování, vzdálený přístup a podobně. Pokud ale zůstanete jen u nich, může se stát, že výsledná implementace nebude slavit úspěch. Proto u výběru dodavatele neřešte jen obecné funkce, ale celé agendy, například řízenou dokumentaci nebo správu smluv.
- Popište cílový koncept – co má DMS vyřešit a jak bude vypadat cílový stav.
- Společně s dodavatelem si odsouhlaste akceptační kritéria a buďte u nich co nejkonkrétnější.
4. chyba: Očekávání projektu beze změn
Je naprosto přirozené, že při analýze a výběru vhodného DMS zapomenete na některé požadavky, nebo se ukáže, že navržené řešení procesů nefunguje. Připravte se tedy na to, že během projektu s největší pravděpodobností dojde ke změnám.
Za nás doporučujeme se vyhnout větě To vám přece muselo být jasné. Ani ten nejzkušenější dodavatel DMS nevidí do vaší firmy do detailu a v rámci implementace jste na jedné lodi.
5. chyba: Implementace končí spuštěním
Podpisem akceptačního protokolu projekt nekončí. Skončí jeho první fáze – nasazení. V další fázi ale musí lidé ve firmě DMS přijmout a začít používat. A nejlépe s radostí.
- Chtějte od svého dodavatele DMS zvýšený dohled bezprostředně po spuštění. Investované peníze se vám vrátí v podobě přijetí nového nástroje.
- Pomozte lidem překonat strach ze změny, podporujte je v hledání nových způsobů práce, dejte jim příležitost, aby se podíleli na dalším rozvoji.
- Ukažte jim, co všechno jim DMS usnadní, až se s ním naučí pracovat, a kolik jim ve výsledku ušetří práce.
Věříme, že náš přehled nejčastějších chyb vám pomůže při implementaci DMS. Pokud se na ni zrovna chystáte, přečtěte si také náš článek Jak vybrat správný Document Management System, kde pro vás máme tipy na výběr dodavatele i softwaru samotného.